Как перенести базу клиентов из Excel в CRM: подготовка файла и дубли

Опубликовано 22 августа 2026

Переезд в новую систему упирается не в кнопку «Импорт», а в файл, который к ней готовят. Разбираем, что выгружать из старой базы, почему клиента идентифицирует телефон, а не ФИО, и что делать с дублями, историей визитов и остатками абонементов.

Что выгрузить из старой базы

Начните с выгрузки, а не с ручного набора. Большинство программ отдаёт клиентов в .xlsx или .csv; если базы нет совсем, её собирают из журнала записи, телефонной книги администратора и переписки в мессенджерах.

Минимум — два столбца: имя и телефон. Остальное переносится тем же файлом и экономит время потом: дата рождения, e-mail, пол, источник, персональная скидка, второй номер, заметки. Не тащите поля, которыми не пользуетесь: столбец, который три года никто не заполнял, на новом месте останется таким же пустым.

Заодно решите, кого не переносить. Клиенты, не появлявшиеся два-три года, базу скорее засоряют: часть номеров уже сменила владельцев, а статистика новых клиентов искажается. Отфильтруйте по дате последнего визита ещё в Excel.

Почему ключ — телефон, а не ФИО

Имя не идентифицирует человека. В базе на тысячу строк почти наверняка найдутся тёзки, фамилия меняется после свадьбы, а администратор пишет то «Катя», то «Екатерина Сергеевна», то «Катя (подруга Марины)». Сопоставлять записи по ФИО — значит склеить разных людей и разделить одного.

Телефон устроен иначе: его помнит сам клиент, по нему приходят напоминания и по нему же система узнаёт вернувшегося человека при онлайн-записи. Строка без телефона почти бесполезна: такой клиент не получит ни напоминания, ни рассылки.

Формат номера значения не имеет: «8 (999) 123-45-67», «+7 999 1234567» и «79991234567» после нормализации превращаются в один и тот же номер — лишние символы отбрасываются, ведущая восьмёрка меняется на семёрку. Значение имеет целостность: номер, у которого Excel отъел плюс или ведущий ноль, восстановить уже нельзя.

Как подготовить файл

Один лист, одна шапка. Первая строка — заголовки столбцов, дальше только данные. Объединённые ячейки, вторая таблица справа и строка «итого» внизу ломают разбор.

Телефон — текстовый столбец. Это главная ловушка переноса: Excel считает длинную цифровую строку числом и показывает 8,00E+10, а плюс и ведущий ноль теряет молча. Задайте столбцу формат «Текстовый» до вставки данных, а не после.

Одна строка — один человек. Если у клиента два номера, второй идёт в отдельный столбец «Доп. телефон», а не в ту же ячейку через запятую.

Единый формат дат. 12.05.1990, 1990-05-12 и 12/05/1990 читаются, «май 90-го» — нет. Смешивать форматы в одном столбце нельзя.

Короткие значения в служебных столбцах. Пол — «м» или «ж», скидка — число без знака процента, отметка о согласии — «да».

Дубли: два разных случая

Первый: один человек завёлся дважды с разными номерами — сменил симку, записался с рабочего телефона, оставил номер мужа. Автоматика такую пару не поймает, телефоны разные. Ищите их сортировкой по имени и по дате рождения: две «Ивановой Анны» подряд видно глазами. Склеить строки до загрузки дешевле, чем чистить карточки после.

Второй: одна и та же строка попала в файл дважды. Это ловит система: строка, где совпадают и имя, и телефон с уже существующей карточкой, пропускается, а в отчёте видно, сколько строк пропущено.

Обратная ситуация — один номер у двух разных людей — не дубль. Мама записывает дочь, муж записывает жену, номер сменил владельца. Совпадения только по телефону при разных именах должны загружаться как отдельные карточки.

Если дубль всё-таки доехал, карточки объединяют: вся история проигравшей — визиты, оплаты, баллы, абонементы, файлы и фотографии — переезжает к оставшейся. Делать это лучше сразу после переноса, пока администратор помнит, кто есть кто.

Что делать с историей визитов

Обычно её не переносят. Импорт файлом переносит карточки, а не расписание: визит связан с услугой, мастером, ценой и оплатой, и в новой системе этих сущностей ещё нет. Попытка перетащить три года записей превращается в отдельный проект.

Рабочая схема проще. Старую программу не отключают месяц-два и держат как архив: понадобилась история — открыли и посмотрели. Новая база наполняется историей с первого дня работы. Если для конкретного человека история критична — курс процедур, сведения о здоровье, аллергия, — перенесите её вручную в заметки или в медкарту. Таких людей обычно десятки, а не тысячи.

Дату первого визита стоит сохранить хотя бы заметкой. Иначе в аналитике вся база станет «новыми клиентами» первого месяца, и первый отчёт о новых клиентах придётся выбросить.

Абонементы, баллы и персональные скидки

Всё, что связано с деньгами и обязательствами перед клиентом, переносят руками и со сверкой. Файлом такие остатки не грузятся, и это скорее плюс: опечатка в столбце превратилась бы в потерянные сеансы конкретного человека.

По абонементам соберите отдельный список: кто, сколько сеансов осталось, до какой даты действует. Выдайте их заново на тот же остаток и срок, а список сохраните — при споре он будет единственным доказательством.

Бонусные баллы вносят ручной корректировкой баланса в карточке. С персональными скидками проще: они переносятся столбцом «Скидка %» вместе с остальными полями.

Услуги и прайс

Переносить клиентов без прайса бессмысленно: без услуг с длительностью не построится расписание и не заработает онлайн-запись. Прайс грузится своим файлом со столбцами «Название», «Категория», «Цена», «Длительность»; категории создаются по названию автоматически, а услуга с уже знакомым названием пропускается.

Это удобный момент для ревизии: выбросите услуги, которые больше не оказываете, и проверьте длительность каждой. Заниженная на десять минут длительность даёт накладки в расписании ежедневно.

152-ФЗ: перенос базы — это тоже обработка данных

Выгруженный файл с именами и телефонами — персональные данные. Пока он лежит в почте, в переписке и на флешке, отвечает за него салон, а не программа, из которой он выгружен.

Отсюда три правила. Передавайте файл по одному каналу и удаляйте его из почты и папки загрузок сразу после проверки импорта. Не пересылайте базу личными сообщениями и не оставляйте на общем компьютере. Проверьте, что новая программа хранит данные на серверах в России.

Смена программы не отменяет и не обновляет согласия клиентов: основание для обработки должно остаться прежним. Если в старой базе отметок о согласии нет, перенос — повод их собрать: столбец с отметкой позволяет проставить согласие сразу тем, у кого оно подписано на бумаге. Согласие на рекламные рассылки держите отдельно — это не одно и то же.

Как перенос устроен в ClientRec

Импорт открывается из раздела «Клиенты» и работает мастером: файл .xlsx или .csv до 15 МБ и 50 000 строк, шаг сопоставления столбцов с полями карточки (ФИО обязательно; телефон, второй номер, пол, дата рождения, e-mail, источник, скидка, заметки и отметка о согласии — по выбору), предпросмотр первых строк, затем отчёт: сколько карточек создано, сколько пропущено и что именно не так в конкретных строках. Прайс загружается отдельно, в настройках. Выгрузка базы в CSV доступна в любой момент — на случай, если однажды переезжать придётся уже от нас.