Как настроить график работы мастеров в салоне и закрыть отпуска

Опубликовано 22 августа 2026

Общие часы работы точки и личное расписание мастера — два разных слоя, и онлайн-запись строит свободные слоты по их пересечению. Когда эти слои путают, клиент записывается к человеку, которого в этот день нет на месте. Разбираем, как развести график и отсутствия и что делать со сменными графиками.

Часы салона и график мастера — это два разных слоя

Общий график отвечает на вопрос, когда открыта точка: с 9 до 21, воскресенье выходной. Личный график отвечает на другой вопрос — когда на месте конкретный человек: колорист выходит во вторник, четверг и субботу с 11 до 19. Свободные слоты строятся по пересечению этих двух слоёв, а из пересечения вычитаются занятые визиты и длительность услуги.

Путаница принимает одну из двух форм. Либо часы заданы только салону, а у мастеров график пуст — тогда каждый считается работающим все часы точки, и клиент записывается к человеку на его выходной. Либо личный график шире часов салона: мастеру поставили до 22, когда точка закрывается в 21, и последний слот приходится на закрытые двери.

Личный график сильнее общего

Индивидуальная неделя мастера переопределяет часы компании, а не складывается с ними. Заполнена своя неделя — слоты берутся из неё. Не заполнена — из общей.

Отсюда практический вывод: общие часы работают как значение по умолчанию, а настоящее расписание живёт в карточках людей. Салон, где у половины команды график заполнен, а у половины нет, работает по двум правилам сразу, и объяснить, почему у одного мастера окна есть, а у другого нет, будет нечем.

Выходной в графике и отсутствие — не одно и то же

Выходной — постоянное свойство недели: мастер не работает по понедельникам, и так каждый понедельник. Отсутствие — разовое событие с датами: отпуск с 3 по 17 августа, больничный на два дня, отгул 12 сентября.

Смешивать их дорого. Если на время отпуска выключить дни в недельном графике, придётся не забыть включить их обратно — а забывают почти всегда, и человек выходит из отпуска в расписание, где к нему две недели никто не мог записаться. Если наоборот, постоянный выходной оформлять отгулом каждую неделю, придётся заводить по строке в неделю без конца.

Правило простое: то, что повторяется каждую неделю, — график; то, что имеет начало и конец, — отсутствие.

Отпуска, больничные и отгулы закрывают слоты датами

Отметка отсутствия делает две вещи: убирает слоты сотрудника из онлайн-записи на эти даты и не даёт поставить туда запись вручную, называя, какое именно отсутствие мешает и на какие числа. Устная договорённость «Марина в отпуске с понедельника» живёт в голове одного администратора, а во вторую смену работает другой.

Виды отсутствий стоит различать — отпуск, больничный, командировка, отгул. К разговору о графике отпусков на следующий сезон пригодится история, кто когда отсутствовал и по какой причине, а не воспоминания.

Отсутствие на один день оформляется так же, как на две недели: начало и конец совпадают. Отдельной сущности «отгул на день» заводить не нужно.

Неутверждённая заявка ничего не закрывает

Мастер может отметить, что просит отпуск, но слоты закроются только после того, как отсутствие утвердит руководитель. Пока отметки об утверждении нет, это заявка — записать клиента к сотруднику по-прежнему можно.

Отсюда частый сбой: отпуск в системе есть, а клиент на эти даты записался. Проверять надо не наличие строки, а её статус.

Сменный график два через два не ложится в недельную сетку

Недельный график описывает повторение с периодом семь дней. Цикл «два через два» повторяется с периодом четыре дня, и совпадают эти циклы раз в 28 дней. Строка «понедельник, среда, пятница» сменный график не описывает в принципе: на следующей неделе смены сдвинутся.

Рабочих подходов два. Первый: задать мастеру недельный график по всем дням, когда он в принципе может выйти, а нерабочие смены закрывать отсутствиями на конкретные даты — раз в месяц одним заходом на четыре недели вперёд. Второй: если посменно работают администраторы, а мастера сидят на стабильном расписании, вести смены датами только для тех, у кого они действительно сменные, и не перестраивать под это график всей команды.

Сменный график — это расписание конкретных дат, а не правило недели, и вести его придётся датами. Двадцать минут раз в месяц дешевле, чем запись к мастеру, который в этот день дома.

Несколько точек: часы задаются через людей

Когда точек больше одной, у каждой свой адрес, телефон и своя команда, а часы остаются либо общими для компании, либо личными для мастера. Если вторая точка работает до 20, а первая до 22, разница описывается индивидуальными графиками закреплённых за точкой сотрудников.

Для клиента результат тот же: он выбирает точку, видит только её специалистов, и показанное время — это время, когда эти конкретные люди на месте.

Что проверять, когда клиент говорит, что времени нет

Пять причин закрывают почти все такие обращения. Первая: у мастера выключен нужный день недели. Вторая: на дату стоит утверждённое отсутствие. Третья: услуга не назначена этому сотруднику. Четвёртая: длительность услуги не помещается в оставшийся промежуток — два часа не влезут в полтора. Пятая: ограничения формы записи, минимальное время до визита и глубина записи вперёд, из-за которых не показываются ближайшие часы или далёкие даты.

Как это устроено в ClientRec

Часы компании и индивидуальные недели сотрудников задаются в разделе «График работы», а отпуска, больничные, командировки и отгулы — в разделе «Отсутствия». Утверждённое отсутствие убирает слоты из онлайн-записи и блокирует ручную запись на эти даты, а при попытке перенести туда существующий визит система называет мешающее отсутствие и его границы. Запись вне графика вручную остаётся возможной, но с предупреждением: исключения в салоне бывают, и решение о них принимает администратор.