Справка ClientRec · Настройка
Как перенести историю визитов клиентов из прежней программы?
Историю визитов переносят отдельной загрузкой после клиентов: Настройки → Данные → «История визитов» (на итоге загрузки клиентов есть такая же кнопка). Каждая строка файла — один визит: дата, услуга, врач, сумма. Визит ложится в карточку того клиента, которого удалось узнать уверенно — по телефону, а без телефона по ФИО и дате рождения. В карточке он виден в блоке «До переезда в ClientRec» на вкладке «Визиты» (блок свёрнут — раскройте его), а сводка «До переезда» под плитками пересчитывается; «Клиент с» показывает первый визит прежней программы, если он раньше, чем создана карточка. Касса, выручка, зарплата, чеки и баллы архива не касаются: это справка о прошлом, а не наши визиты.
Путь в системе: Настройки → Данные → «История визитов»
Кому доступно: загрузить и убрать — Руководитель, Управляющий и Администратор; смотреть архив — всем, кому открыта карточка клиента, суммы — кому видна «Сумма покупок», в медицинских нишах — только с доступом к медкарте пациента
Обновлено: 01.10.2026
Зачем переносить историю визитов
Без истории врач не видит, что клиент ходил к вам годами, а удержание молчит: для программы все перенесённые люди выглядят так, будто ни разу не приходили. Архив возвращает и то, и другое сразу после переезда — «давно не был» и «пора записаться снова» начинают работать по прежним визитам, а не через полгода новых.
Как загрузить визиты
- Сначала загрузите клиентов (Клиенты → Импорт из Excel): файл визитов людей не заводит, он ложится только на уже существующие карточки.
- Откройте Настройки → Данные → «История визитов» и выберите файл выгрузки визитов (.xlsx, .xls или .csv). Мастер покажет первые 10 строк файла и подскажет колонки по заголовкам.
- Сопоставьте колонки: дата визита обязательна, клиента узнаём по телефону или по ФИО вместе с датой рождения; услуга, врач, сумма и точка — по желанию. Знакомые заголовки («Дата приёма», «Пациент», «Врач») мастер подставит сам.
- Нажмите «Далее» и проверьте врачей и услуги из файла: совпавшие по имени с вашими помечены «узнали», остальные останутся текстом. Любое имя можно сопоставить вручную или выбрать «Оставить текстом»; если у вас два одинаковых имени, мастер попросит выбрать. Новых врачей и услуг загрузка не заводит.
- Посмотрите проверку «что произойдёт»: сколько визитов ляжет и скольким клиентам, сколько строк уже загружено раньше и сколько не сопоставилось — с причиной у каждой. Все несопоставленные строки можно скачать кнопкой «Скачать список строк».
- Нажмите «Загрузить N визитов» и подтвердите. Большой файл пишется фоном: окно можно закрыть, ход и итог видны в истории загрузок (Настройки → Данные).
- Если загрузили не тот файл — «Убрать загруженное» в истории загрузок (или на итоге загрузки) удалит визиты этой загрузки и вернёт сводку «До переезда» к прежней; если сводку после загрузки правили руками, её оставят, а карточку назовут.
Что появится в карточке клиента
У клиентов в карточке на вкладке «Визиты» появляется блок «До переезда в ClientRec» со списком прежних визитов (дата, услуга, врач, сумма; сортируется по столбцам), а строка «До переезда» под плитками показывает первый и последний визит, число визитов и траты по архиву. Плитки «Потрачено» и «Последний визит» по-прежнему считаются только по визитам в ClientRec. Остывшие клиенты, сегменты рассылок и «пора записаться снова» учитывают архив сразу.
Пример: перенос пяти лет истории клиники
Клиника переносит 4 700 пациентов и 26 000 визитов за пять лет. Проверка показывает: ляжет 24 900 визитов 4 300 пациентам, 1 100 строк не сопоставились — у 800 нет телефона и даты рождения, у 300 телефон не найден. Клиника скачивает файл несопоставленных, дописывает телефоны и загружает тот же файл ещё раз: уже лёгшие визиты второй раз не лягут, добавятся только исправленные строки.
На чём спотыкаются при переносе
- Загружать визиты раньше клиентов. Людей файл визитов не заводит — почти все строки окажутся «клиент не найден». Сначала клиенты, потом визиты.
- Ждать, что похожие имена сопоставятся сами. «Иванова А.» и «Иванова Анна» — для программы разные люди и разные врачи: чужую историю приписать хуже, чем не приписать свою. Выберите соответствие вручную или оставьте текстом.
- Бояться повторной загрузки. Тот же файл второй раз не задвоит историю: одинаковые строки узнаются. Два одинаковых визита в один день в файле останутся двумя.
Что будет без истории визитов
Перенесённая база остаётся без прошлого: врач не видит прежних процедур, а удержание и сегменты полгода считают всех перенесённых новичками.
Деньги, права, слияние
Что не двигается
Архивные визиты не попадают в кассу, выручку, отчёты по деньгам, зарплату мастеров и чеки, по ним не начисляются баллы задним числом, не уходят просьбы об отзыве и сообщения «после визита». Сумма в архиве — справка.
Кто видит архив
Загружать и убирать — Руководитель, Управляющий и Администратор. В карточке список видит тот, кому открыта карточка клиента; суммы — тем, кому видна «Сумма покупок». В медицинских нишах названия процедур — сведения о здоровье, и список видят только те, кому открыта медкарта этого пациента.
Слияние и стирание
При объединении двух карточек архив дубля переезжает к оставшейся, одинаковые визиты не задваиваются. Стирание персональных данных клиента удаляет и его архив.
Вопросы о переносе визитов
Можно ли загрузить файл визитов в любом формате?
Да. Образца выгрузки мастер не требует: колонки сопоставляются вручную, а знакомые заголовки подставляются сами. Дата может быть с временем — время отбрасывается.
Что будет со строкой, где клиентов с этим телефоном двое?
Если ФИО в строке указывает на одного из них — визит ляжет ему. Иначе строка попадёт в отчёт «несколько подходящих клиентов».
Изменятся ли плитки «Потрачено» и «Последний визит»?
Нет. Они считаются только по визитам в ClientRec, чтобы не путать деньги салона с прежними. Архив показывается отдельной строкой «До переезда».
Ещё по теме
Как перенести клиентов и прайс из Excel в ClientRec? · Как сменить номер клиента и не потерять его карточку