Справка ClientRec · Записи
Как сменить номер клиента и не потерять его карточку
Когда клиент называет старый номер, а в карточке уже новый, стойка легко заводит второго человека и теряет баллы, скидку и медкарту первой карточки. Поэтому при смене номера кабинет спрашивает, что с прежним, и сохраняет его в истории карточки: по старому номеру человека находит поиск, а в списке рядом с находкой стоит серая пометка «был номер». История служит только сотрудникам — сообщения, привязка к боту и онлайн-запись прежние номера не используют.
Путь в системе: Клиенты → карточка клиента → «Ещё» → «Изменить карточку» → «Телефон»
Кому доступно: менять номер — Руководитель, Администратор и Специалист; убирать номер из истории — Руководитель, Управляющий и Администратор
Обновлено: 01.10.2026
Почему прежний номер хранится только для поиска
Номера операторы перепродают: старый номер клиента через полгода может достаться чужому человеку. Если бы прежний номер оставался рабочим, чужой человек мог бы привязаться к карточке и получать чужие напоминания. Поэтому прежний номер хранится только для поиска и подсказок сотруднику, а рабочими остаются основной и, если вы так решили, второй номер.
Как сменить номер и найти клиента по старому
- Откройте карточку клиента и нажмите «Ещё» → «Изменить карточку».
- Впишите новый номер в поле «Телефон». Под полями появится вопрос «Что с прежним номером?» с тремя вариантами: «Клиент сменил номер (старый сохраним в истории)» — выбран по умолчанию; «Оба номера действуют (старый станет вторым)»; «Исправляю опечатку» — старый номер в историю не идёт.
- Нужен ещё один номер — впишите его в поле «Второй телефон» под основным. Вариант «Оба номера действуют» и ручной второй номер вместе не сочетаются: выберите одно.
- Если такой номер уже стоит у другой карточки, под полем появится мягкая строка «Этот номер у Петровой А. — открыть?». Она ничего не запрещает: один номер у семьи — обычное дело.
- Сохраните карточку. Под номером в карточке появится серая строка «Раньше: +7 … (до 12.08.2026)»; если прежних номеров больше двух, остальные открывает «показать все».
- Чтобы найти клиента по старому номеру, наберите его в поиске списка клиентов: карточка найдётся, а рядом будет пометка «был номер +7 …». В выборе клиента при записи на пустой результат по номеру подсказка предложит искать по ФИО — человек мог сменить телефон.
- Ошибочно сохранённый номер уберите крестиком рядом с ним в строке «Раньше:»: поиск по нему больше не найдёт эту карточку.
Что появится в карточке и в поиске
У карточки — текущий номер, второй телефон, если он нужен, и строка «Раньше:» с прежними номерами и датами замены. Поиск находит человека по любому из них, а рабочие сообщения идут только на действующие номера.
Пример: клиентка называет старый номер
Клиентка Ирина Иванова сменила номер и записалась через подругу, назвав старый +7 918. Администратор набирает его в поиске списка клиентов и видит «Иванова Ирина — был номер +7 918 …» вместо пустой выдачи. Он открывает карточку, баллы и скидка на месте, а новый номер уже стоит основным. Раньше на такой звонок заводили вторую карточку, и баллы оставались в первой.
Опечатка, второй номер и ожидания от истории
- Исправлять опечатку вариантом «Клиент сменил номер». Неверно набранный номер попадёт в историю и будет находить карточку по чужой цифре. Для опечаток есть «Исправляю опечатку».
- Оставлять старый номер вторым, когда он больше не принадлежит клиенту. Второй номер рабочий: поиск по полному номеру находит его по всей сети.
- Ждать, что прежний номер сработает в онлайн-записи или привяжет клиента к боту в MAX. История нужна только для поиска сотрудником и сознательно не читается остальными частями системы.
- Убирать из истории номер, по которому клиент ещё может позвонить. После этого поиск перестанет находить карточку по нему.
Что будет без истории номеров
Без истории номеров смена телефона стирает прежний номер без следа: клиент называет старый, поиск молчит, и стойка заводит вторую карточку с теми же людьми, но без баллов, скидки и медкарты.
Что читает история, поиск по сети, объединение карточек и «Из контактов»
Что читает история, а что нет
Прежние номера видят и ищут по ним только сотрудники. Привязка клиента к боту MAX, онлайн-запись, лист ожидания и напоминания их не читают: номер мог перейти другому человеку, и тогда чужой получил бы доступ к чужой карточке.
Как работает поиск по старому номеру
Полный номер ищется по всей сети так же, как текущий: карточка другой точки покажется урезанной, только с именем и номером, без пометки «был номер». Часть номера от трёх цифр ищется только в вашей области видимости. Пометка «был номер» появляется, только когда в поиске набран именно номер.
Сколько номеров хранится и кто их убирает
В истории до десяти прежних номеров на карточку, самые свежие сверху. Убрать номер может Руководитель, Управляющий и Администратор, а также специалист с включённым «работает как администратор»; остальным крестика нет. Каждая смена номера пишется в журнал действий с прежним и новым значением.
Объединение карточек и стирание данных
При объединении карточек первый номер дубля становится вторым номером оставшейся карточки, если он свободен, а остальные номера дубля уходят в её историю. При стирании персональных данных клиента история номеров стирается вместе с карточкой.
Кнопка «Из контактов»
В формах «Новый клиент», быстром создании из записи и в правке карточки на телефоне с Android в Chrome (и в установленном с него приложении) есть кнопка «Из контактов»: берёт из телефонной книги только имя и номер одного контакта. На iPhone и на компьютере такой возможности у браузера нет, кнопки там нет — номер вводится вручную. Если у контакта несколько номеров, выбирается основной, следующий предлагается как «Второй телефон». Человек лично согласия ещё не давал: получите его и отметьте в форме.
Вопросы о смене номера
Нужно ли спрашивать «сменили номер» при каждой правке карточки?
Нет. Вопрос появляется, только когда вы изменили основной номер у карточки, где он уже был. Если номер не трогали, ничего не спрашивается и в историю ничего не пишется.
Почему по старому номеру нашлась карточка, а сообщение клиенту не ушло на него?
Так задумано: история нужна для поиска. Сообщения идут на действующие номера — основной и, если он есть, второй.
Что будет, если вписать номер, который уже есть у другой карточки?
Под полем появится мягкая подсказка с именем владельца номера. Сохранить это не мешает; если это один и тот же человек, откройте другую карточку или объедините их.
Почему нет кнопки «Из контактов» на моём телефоне?
Выбор контакта поддерживают Chrome и Samsung Internet на Android, а также установленное с них приложение. На iPhone, на компьютере и во встроенных окнах приложений браузер такую возможность не даёт.
Ещё по теме
Как объединить две карточки одного и того же клиента · Как удалить карточку клиента и стереть персональные данные · Согласие на рекламу: чем оно отличается от согласия на данные · Как сортировать, фильтровать и настраивать колонки в списках кабинета