Справка ClientRec

Пошаговые инструкции: что настроить, что сделает система и где проверить результат.

Записи

• Как настроить онлайн-запись клиентов? — Онлайн-запись настраивается в разделе Интеграции → Онлайн-запись. Клиент видит только то время, в которое у мастера рабочая смена, нет других визитов, отсутствия и занятого рабочего места, а услуга с подготовкой и уборкой помещается целиком. Правила закрытия записи и прилипание времени действуют только на самозапись, в кабинете администратор видит всё свободное время.
• Как добавить ссылку на онлайн-запись в карточку 2ГИС? — Ссылку на страницу записи ClientRec можно бесплатно указать в поле «Сайт» карточки организации в 2ГИС. Возьмите ссылку в Интеграции → Онлайн-запись, при желании добавьте к ней UTM-метку, вставьте в Личном кабинете 2ГИС на account.2gis.com и сохраните — клиент с карты попадёт сразу на форму записи, без звонка.
• Как клиент подтверждает или отменяет запись по ссылке? — Включите «Просить клиента подтвердить, что придёт» в Настройки → Уведомления, и в напоминание перед визитом добавится короткая ссылка. Клиент без регистрации нажимает «Приду» или «Не смогу», при отказе может написать причину. Во ВКонтакте и MAX вместо ссылки приходят кнопки «Подтверждаю» и «Отменить запись», освободившееся время сразу уходит листу ожидания.
• Как сотрудник подтверждает новую запись? — Мастер получает уведомление о новой записи с кнопкой «Принял» в MAX, ВКонтакте, уведомлении браузера или Android-приложении и одним нажатием отмечает, что знает о визите. Отметить за мастера нельзя. Администратор и Руководитель видят синюю галочку на записи, а на дашборде группу «записи мастера ещё не приняли», если ответа нет дольше 30 минут.
• Как работает лист ожидания? — Если подходящего времени нет, клиент на форме онлайн-записи нажимает «Встать в лист ожидания» и указывает желаемую дату и часы. Когда кто-то отменяет визит у того же мастера или у любого, ClientRec сам записывает первого подходящего из очереди и сообщает ему. Заявки видны в разделе «Лист ожидания», их можно перенести в расписание вручную.
• Как быстро найти свободное время, когда клиент звонит? — Расписание показывает занятое время, а на звонке нужно обратное: «когда у кого свободно?». Кнопка «Свободное время» в расписании отвечает на этот вопрос списком: выбираете услуги, мастера или «любой», с какого дня искать и часть суток — и видите ближайшие окна с датой, временем и именем мастера. Нажатие на время открывает форму записи, где услуга, мастер, точка и час уже подставлены.
• Как поменять график сразу у нескольких сотрудников на месяц вперёд? — Раздел «График работы» в меню «Записи» показывает месяц целиком: слева сотрудники, сверху дни, в клетках часы смены. Выберите нужные клетки, нажмите «Изменить график» и поставьте им рабочие часы, «Выходной (по графику)», верните день по шаблону или отметьте «Отсутствие» — отпуск, больничный, отгул, командировку. Выходной меняет сам график, а отсутствие попадает в раздел «Отсутствия». Цвет клетки показывает рабочий день, изменённый вручную, выходной и вид отсутствия, а цифра в углу — сколько у сотрудника записей клиентов в этот день. Перед сохранением система скажет, сколько дней у скольких сотрудников изменится, какие записи клиентов окажутся вне часов и какие дни уже выплачены. Недельные шаблоны, график точки и сети по-прежнему задаются в «Настройки → Правила графика».
• Как специалисту самому поменять свой график и как утвердить его заявку? — Руководитель решает, может ли сотрудник сам менять свой график: «Нет», «Заявкой» или «Сразу». Если правка разрешена, специалист в «Моём расписании» на вкладке «Месяц» нажимает «Изменить график», выбирает свои дни в сетке и ставит им рабочие часы, выходной или возвращает день по шаблону. В режиме «Заявкой» график меняется только после утверждения, в режиме «Сразу» — тут же. Прошедшие и уже выплаченные дни сотрудник не меняет никогда.
• Как заложить время на подготовку и уборку между визитами — У услуги можно задать минуты на подготовку до визита и уборку после него: это время мастер и рабочее место заняты, а клиент его не видит и не оплачивает.
• Как закрепить услугу за рабочим местом? — В карточке услуги в разделе Настройки → Прайс отметьте в блоке «На каких рабочих местах» кушетки, кабинеты или аппараты, где её делают. Записать на услугу можно будет только туда, даже если у мастера в карточке другое место. Несколько отмеченных мест работают пулом: занято первое, запись уходит на следующее.
• Как вести групповые занятия и записывать на них клиентов — Услугу вроде йоги или групповой тренировки можно вести как одно занятие с несколькими участниками: расписание не пытается посадить восьмерых клиентов на один и тот же час к одному мастеру и не спотыкается о защиту от двойной записи.
• Как приостановить запись на услугу и чем это отличается от «Снять с продажи» — Когда аппарат уехал в сервис или мастер временно не принимает эту услугу, её можно поставить на паузу на нужный срок с причиной — вместо того чтобы вручную снимать с продажи весь список позиций и потом вспоминать, что и когда включить обратно.
• Как вести карточку ребёнка и отметить маму, папу или опекуна — Заведите ребёнку собственную карточку и отметьте в ней представителей: маму, папу, опекуна. Визиты всегда записываются на ребёнка, поэтому история у него одна, кто бы из родителей ни звонил.
• Как завести категории занятий и найти нужное в журнале — Категория занятия — это ярлык вроде «Йога», «Танцы» или «Мастер-класс», отдельный от категорий услуг: услуга одна и та же может продаваться и в занятиях, и поштучно, а категория занятия нужна только для того, чтобы найти нужное в списке недели.
• Как приложить документ к визиту клиента — Снимок, заключение или подписанное на приёме согласие кладутся прямо в карточку того визита, на котором они появились. Паспорт и полис остаются документами человека вообще — они не привязаны ни к какому приёму.
• Как объединить две карточки одного и того же клиента — Если один и тот же человек завёлся в базе дважды — например, записался онлайн под одним именем, а раньше его завели у стойки под другим написанием, — карточки можно слить в одну без потери истории.
• Как завести и использовать метки клиентов — Метка — свой короткий ярлык на карточке клиента: «VIP», «Аллергия на составы», «Пришёл по акции». Поставьте её на карточке кнопкой «+ Метка», а затем отбирайте по ней клиентов в списке и в аудитории рассылки.
• Как поставить особые часы или закрыть один день, не трогая обычную неделю? — Недельная сетка в «Правилах графика» отвечает на вопрос «как обычно»: например, с понедельника по субботу с 9 до 20. Календарь отвечает на вопрос «а в этот день» — инвентаризация во вторник, короткий день 31 декабря, мастер, вышедший в свой обычный выходной подработать. Обычная неделя при этом никуда не девается и остаётся образцом по умолчанию. Если особый порядок нужен не один раз, а снова и снова — по дням недели, по числу месяца или посменно, через день или два через два, — календарь умеет повторить его сам, а не просить заводить каждую дату по отдельности.
• Как отметить, что клиент ходит сразу в несколько точек? — Один и тот же человек может ходить в две ваши точки — и обе вправе считать его своим клиентом. В карточке рядом с именем показаны все точки, за которыми он числится; кнопка «Точка» добавляет вашу, крестик на бейдже её снимает. Салон с одной точкой этого не видит вовсе: отмечать нечего.
• Как быстро назвать цену по телефону: раздел «Услуги и цены» — Раздел «Услуги и цены» отвечает на звонок «сколько стоит эта процедура» одним поиском, не заставляя переключаться между Настройками → Прайс и Складом. Название услуги или товара находится и в самом разделе, и в верхнем поиске (Ctrl/Cmd+K); у услуги сразу видно цену и время, а если они различаются по мастеру или по точке — строка разворачивается и показывает точные цифры. Раздел открыт для просмотра всем ролям кабинета, включая Специалиста.
• Что происходит после отмены записи: сообщение клиенту и освободившееся время? — Окно отмены записи начинается с кнопки «Перенести на другое время», затем выбирается причина, а переключатель «Сообщить клиенту об отмене» решает, получит ли клиент сообщение. После отмены, если освободилось время, на которое кто-то ждёт, справа внизу появляется панель «Окно освободилось»: она говорит, кого лист ожидания уже посадил сам, и предлагает время тем, кто подходит по мастеру и дню.
• Как сменить номер клиента и не потерять его карточку — Когда клиент называет старый номер, а в карточке уже новый, стойка легко заводит второго человека и теряет баллы, скидку и медкарту первой карточки. Поэтому при смене номера кабинет спрашивает, что с прежним, и сохраняет его в истории карточки: по старому номеру человека находит поиск, а в списке рядом с находкой стоит серая пометка «был номер». История служит только сотрудникам — сообщения, привязка к боту и онлайн-запись прежние номера не используют.
• Как отправлять клиенту памятку перед визитом и рекомендации после, и отмечать противопоказания — Подготовка и рекомендации пишутся один раз в описании услуги, а дальше уходят сами: поле {подготовка} подставляет подготовку в напоминание и сообщение о записи, событие «Рекомендации после визита» отправляет рекомендации, когда визит переводят в «Завершён». В медицинских нишах текст памятки уходит только в чат с клиникой в MAX и на печать, а в SMS и почту — короткая строка, где взять памятку. Врач визита отмечает «Спросил — противопоказаний нет» или «Есть противопоказание» прямо в карточке визита.
• Как отправить клиенту цену услуги со ссылкой на запись? — Клиент спросил «сколько стоит» — администратор открывает услугу в «Услугах и ценах», нажимает «Отправить клиенту», выбирает человека или вписывает номер и отправляет текст с ценой и ссылкой на запись. Ссылка открывает онлайн-запись с уже выбранной услугой. Цену программа считает сама по мастеру и точке, вручную её вписывать не нужно.

Команда

• Как создать учётную запись сотрудника и выбрать ему роль? — Сотрудника заводят в разделе Сотрудники кнопкой «Добавить специалиста»: ФИО, email для входа, стартовый пароль и роль. Специалист ведёт свою работу с клиентами, Администратор — смену и кассу, Управляющий ведёт салон целиком: людей, прайс, зарплату мастеров и планы точек, а Руководитель один распоряжается деньгами, реквизитами и доступами. После «Создать» сотрудник входит под своим email и видит только разделы своей роли.
• Как оформить отсутствие сотрудника и закрыть слоты? — Отпуск, больничный, командировку, отгул или прочее отсутствие вносят в разделе «Отсутствия». Утверждённое отсутствие убирает время сотрудника из онлайн-записи и не даёт поставить к нему запись в кабинете. Специалист может подать только заявку, а утверждает Администратор или Руководитель; своё отсутствие любой сотрудник подаёт заявкой, его утверждает Руководитель. Уже созданные записи на эти дни не отменяются сами: перед утверждением система покажет их списком.
• Две работы у одного мастера: как задать каждой свой график и оклад — Специальность — это часть работы мастера со своим набором услуг и своим графиком. Парикмахерские услуги записываются только в парикмахерские смены, маникюр — в дни маникюра, а всё, что не вошло ни в одну специальность, идёт по общему графику мастера. Клиент имени роли не видит: он выбирает услугу, а свободное время ему считают по графику нужной роли.
• Доступ сотрудников к медкарте: все пациенты, только свои или нет — В карточке сотрудника есть поле «Доступ к медкартам» с четырьмя значениями: «Как по роли» (по умолчанию — Руководитель, Управляющий и Администратор видят всех, Специалист только своих), «Все карточки», «Только свои пациенты» и «Нет доступа». Право выдаёт и снимает только Руководитель, поле показывается лишь при включённом модуле «Медкарта». В медицине и стоматологии новый Администратор заводится с доступом «Нет доступа» — открывает его Руководитель сам, осознанным решением. При переводе сотрудника в Управляющие в этих же двух нишах кабинет отдельно спрашивает доступ к медкартам — по умолчанию «Свои пациенты», если человек сам ведёт приёмы, иначе «Нет доступа»; в остальных нишах доступ Управляющего остаётся таким же, каким был у человека до перевода.

Финансы

• Как посчитать и выдать зарплату сотрудникам за месяц? — Откройте Финансы → Зарплата и выберите период: ведомость сама посчитает каждому мастеру начисление по его правилу из полученных за период денег и завершённых визитов. Добавьте премии и штрафы, выдайте аванс, а в конце месяца нажмите «Отметить выплату» — сумма уйдёт в расходы по статье «Зарплата».
• Как ClientRec считает выручку — Выручка строится по фактическим платежам, а не только по сумме услуг, записанных в календаре.
• Как вести кассовую книгу — Книга собирается из того, что уже вводится: оплаты наличными, траты наличными и движения по ящику. Отдельно вносить нужно только то, что мимо клиентов и трат.
• Как вносить расходы салона и видеть реальную прибыль? — Траты вносятся в Финансы → Расходы на вкладке «Траты»: статья, сумма, дата и откуда оплачено. Выплаты зарплаты и повторяющиеся платежи попадают туда сами. «Аналитика» считает прибыль как выручку из кассы за период минус все расходы с датой в том же периоде, поэтому прибыль честна настолько, насколько полно внесены траты.
• Как увидеть, что абонемент купили в одной точке, а ходят по нему в другую? — Отчёт «Абонементы между точками» стоит в Финансы → Аналитика, на вкладке «Обзор», под сводкой по точкам. Он показывает пары «где купили → где ходят»: сколько посещений и на какую сумму одна точка отработала абонементы, проданные другой. Сумма считается по цене одного посещения — цена пакета, делённая на число посещений. Отчёт справочный: деньги он никуда не переносит, выручку точек не меняет — он нужен, чтобы посчитать расчёт между точками.
• Как продать абонемент, заморозить его и вернуть остаток? — Абонемент продают из карточки клиента кнопкой «Продать абонемент» или прямо в кассе визита строкой «Купить абонемент — это посещение первое». Деньги проходят через кассу: наличными, картой, переводом или с баланса клиента, и сразу пробивается чек «предоплата 100 %». На каждом визите посещение списывается кнопкой «Списать посещение», а касса пробивает чек зачёта этой предоплаты. Абонемент закрывает только свои услуги: «10 массажей» не оплатит ботокс в том же визите. Заморозить можно на дни, недели или месяцы — срок абонемента продлится сам. Неиспользованный остаток возвращают деньгами или на баланс клиента.
• Как понять по аналитике, растёт салон или нет? — В Финансы → Аналитика выберите период: плитки покажут визиты, выручку, расходы, прибыль, средний чек, неявки, новых клиентов и загрузку команды, а стрелка рядом покажет изменение к предыдущему такому же периоду. Выручка берётся из оплат в кассе за вычетом возвратов, прибыль равна выручке минус расходы того же периода.
• Как узнать, кто из сотрудников даёт скидки и отменяет записи? — В Финансы → Аналитика → вкладка «Отчёты» откройте карточку «Скидки и отмены по сотрудникам». Строка таблицы — сотрудник, столбцы — сколько он дал ручных скидок, сколько раз назвал цену по нижней границе, сколько отменил записей и сколько отметил неявок. Каждое число — ссылка: нажмите на него, и откроется список конкретных визитов, а не просто цифра без объяснения.
• Как сделать, чтобы аренда и подписки вносились в расходы сами? — На вкладке «Повторяющиеся» в разделе «Расходы» нажмите «Настроить платёж» и укажите статью, сумму, день месяца и дату «Платим с». В этот день правило само добавит в траты обычную строку, и она уменьшит прибыль, как любой другой расход. Выключенное или убранное правило новые строки не создаёт, а уже созданные остаются.
• Как задать мастеру процент, ставку за визит или оклад? — Правило задаётся в карточке сотрудника на вкладке «Оплата труда». В поле «Как платим за приём» выберите «% от выручки», «За визит, ₽», «Оклад, ₽» или «Не платим за приёмы», впишите ставку и дату в «Действует с», затем нажмите «Сохранить правило». Прошлые месяцы при этом остаются посчитанными старой ставкой.
• Как оформить мастера-самозанятого: акт, подпись и чек «Мой налог»? — Мастеру-самозанятому салон платит не зарплату, а вознаграждение по договору оказания услуг, и по окончании месяца оформляет акт об оказанных услугах. Отметьте форму работы мастера в его карточке, внесите ИНН и договор, а в разделе Финансы → Зарплата → «Акты» выпустите акты всем сразу: система заполнит бланк вашего салона работами мастера за месяц, мастер подтвердит акт в своём кабинете, а чек «Мой налог» прикрепится ссылкой к выплате.
• Как поставить план точке и посмотреть его выполнение — В разделе «Планы» Руководитель ставит помесячный план каждой точке по двум числам — обороту и числу визитов, — средний чек экран считает сам. План сети — это сумма планов точек, а не отдельное число: карточка итога месяца сразу показывает факт, процент выполнения и сколько нужно зарабатывать в день, чтобы уложиться.
• Как построить свой отчёт по мастерам, кассе и клиентам? — В Финансы → Аналитика откройте вкладку «Отчёты». Там галерея готовых отчётов с числом за период и мини-графиком: доход по мастерам и точкам, касса по способам оплаты, загрузка по дням недели, новые и потерянные клиенты, план-факт. Нажмите карточку, чтобы увидеть итог, вывод словами, график и таблицу, а кнопкой «Изменить» поменяйте показатель, разрез, период, точки и сравнение.
• Как настроить управляющему процент от выручки всего салона? — На вкладке «Оплата труда» под ставкой за услуги есть блок «Процент от выручки салона»: доля от денег за услуги всей сети или выбранных точек, принятых за месяц, — в отличие от обычной ставки мастера, которая считается только с его собственных приёмов. Впишите процент, при необходимости сузьте точки и период, исключите себя и других мастеров, а кнопкой «Посчитать за прошлый месяц» проверьте число до сохранения.
• Как перейти с ручного расчёта процента управляющей на готовое правило? — Если управляющей раньше считали процент от выручки вручную и заносили его в ведомость корректировкой каждый месяц, переход на готовое правило — это пять шагов: сменить ей роль на Управляющего, задать правило «Не платим за приёмы» плюс процент салона, исключить себя и семью из базы, сверить прошлый месяц по визитам базы и указать дату начала, а затем удалить старые ручные премии, чтобы не заплатить дважды.
• Как настроить премию за выполнение плана точки? — Под блоком «Процент от выручки салона» в карточке сотрудника есть «Премия за план точки» — три режима на выбор: фиксированная сумма за достигнутую ступень выполнения плана, доля от оборота (или рубли за визит) сверх плана, либо свой процент от выручки на каждую ступень выполнения. Премия датируется последним днём месяца и попадает в ведомость того периода, в который он входит.
• Как продать товар, сертификат или абонемент без записи — Человек зашёл купить шампунь или подарочный сертификат, а записи у него нет. Такую покупку не нужно проводить фиктивным визитом: в ClientRec есть отдельная «Продажа». Товар списывается с полки точки, деньги ложатся в кассу этой точки, чек пробивается по позициям, а визиты, расписание и «последний визит» клиента остаются честными.

Настройка

• Как оплатить и продлить тариф — Тариф можно оплатить заранее, не дожидаясь конца периода: оплаченные дни не сгорают, новый период встаёт следом за текущим.
• Как перенести клиентов и прайс из Excel в ClientRec? — Клиентов переносят в Клиенты → Импорт из Excel — открывается отдельная страница загрузки в три шага (Файл → Колонки → Загрузка; проверка идёт сама под таблицей колонок). Прайс переносится тем же мастером, а открыть его можно и в Настройки → Данные, и прямо со страницы Настройки → Прайс — кнопкой «Загрузить из Excel» в шапке; рядом с ней «Выгрузить в Excel» отдаёт файл со всем прайсом обратно, тем же форматом колонок, так что выгруженный файл можно поправить в Excel и загрузить обратно: изменится только то, что вы поменяли, а совпавшие без правок услуги отчитаются «изменений нет». Выбираете файл .xlsx, .xls или .csv, проверяете, какая колонка что значит, — проверка файла идёт сама, — и нажимаете одну кнопку с числом. Если клиент или услуга уже есть, карточка обновится, а не задвоится. Найденные копии одного человека можно объединить или оставить отдельными карточками. Ошибочную загрузку клиентов можно убрать одной кнопкой.
• Как завести филиалы и рабочие места в ClientRec? — Филиал заводят в разделе Настройки → Филиалы кнопкой «Добавить точку»: название, адрес и телефон, остальное — в панели точки. Кабинеты, кресла и кушетки добавляют в Настройки → Рабочие места и указывают, какой точке они принадлежат. Потом мастеров закрепляют за филиалами в списке сотрудников, и расписание с формой записи показывают только места и мастеров нужного адреса. Раздел «Филиалы» входит в тарифы «Бизнес» и «Про»; онлайн-запись при этом работает на любом тарифе.
• Как назначить мастеру свою цену на услугу — У одной услуги может быть своя цена у каждого мастера: стрижка у стажёра и у топ-мастера стоит по-разному, а услуга в прайсе одна. Цена мастера подставляется в визит в момент записи и дальше живёт в нём как договорённость с клиентом.
• Как задать свою цену услуги в конкретном филиале? — Откройте Настройки → Прайс, карточку услуги и блок «Цена по точкам». Напротив нужного адреса поставьте цену и нажмите «ОК». Пустое поле означает «как в прайсе». Заданная цена работает только в этой точке: по ней считают счёт визита, чек, зарплату и онлайн-запись.
• Как работает онлайн-запись, когда филиалов несколько? — Когда на форме онлайн-записи больше одной точки, первым шагом клиент выбирает «Куда приехать», и дальше видит только мастеров и услуги этой точки. Адрес и телефон в подтверждении и напоминании берутся у выбранного филиала. Отдельного переключателя нет: шаг появляется сам со второй показанной точки, для каждой есть прямая ссылка.
• Как сортировать, фильтровать и настраивать колонки в списках кабинета — Большие списки в кабинете — расходы, сертификаты, отсутствия, клиенты, зарплата и другие — устроены одинаково: заголовок столбца сортирует таблицу кликом, кнопка «Фильтры» открывает панель условий, а шестерёнка рядом с ней открывает выбор колонок. Всё это личная настройка каждого сотрудника и запоминается за вами, а не сбрасывается при обновлении страницы. Нужный набор условий можно сохранить сегментом, а список клиентов — выгрузить в файл ровно таким, как он на экране.
• Как объединить одинаковые услуги, заведённые дважды? — Одинаковые услуги объединяются в разделе Настройки → Прайс кнопкой «Похожие услуги». Экран сам находит строки прайса с совпадающим названием и собирает их в группы. Вы выбираете, какая услуга остаётся главной, а какие уходят из прайса. Прошлые визиты и платежи при этом не меняются: в отчёте по услугам появляется переключатель, который показывает прошлое либо так, как оно было оказано, либо сегодняшними названиями.
• Как расставить услуги в прайсе в своём порядке? — Внутри раздела услуги можно поставить в своём порядке: Настройки → Прайс → кнопка «Порядок» в строке раздела. Порядок один на всю сеть и один везде — в прайсе, окне записи, кассе, онлайн-записи, VK и витрине для агрегаторов. Менять его может Руководитель; пока раздел не трогали, услуги в нём идут по алфавиту.
• Кому в ClientRec доступна медкарта и как включить её для своей ниши — Медкарта — жалобы, диагноз (в том числе МКБ), назначения и замеры, закрытие приёма врачом и журнал изменений. Медцентру, ветклинике и стоматологии она включена сразу и не настраивается. Косметология, массаж и психология не обязаны вести медкарту, но могут включить её сами: Настройки → «Тип бизнеса» → переключатель «Вести медкарту пациентов».
• Как вести приём в медкарте: от визита до закрытия — Приём открывается двумя путями: из карточки визита в расписании — полосой «Медкарта приёма» под шапкой визита — или из карточки клиента, вкладка «Медкарта» → «Новый приём». Рабочее место приёма — широкая панель на всю высоту, а не модалка: слева карта пациента с историей и последними назначениями, справа форма приёма с автосохранением каждые несколько секунд. Приём заводится в системе не в момент открытия панели, а на первый содержательный ввод — дата, тип приёма и врач сами по себе черновик не создают. Закрывает приём только врач, который его ведёт; после закрытия текст не редактируется — можно только дополнить.
• Карта приёма: как врач заполняет блоки, шкалу и замеры до и после процедуры — В приёме раздел «Анкета» собирается сам: общий блок клиники, блоки вашей специальности и блоки услуг визита. Сверху — кнопки с названиями блоков и кнопка «+ Блок». Внутри блока поля стоят по разделам в том порядке, который задала клиника. Всё, что вы вносите, сохраняется само, а блоки, которые меняет руководитель, на уже начатый приём не действуют — форма не прыгает под руками.
• Шаблоны медкарты: свои справочники, импорт из файла и поля для документов — У каждой компании — свой справочник шаблонов медкарты: жалобы, анамнез, осмотр, заключение, диагнозы, назначения и протокол приёма целиком. Наполняют его сами сотрудники, а готовый стартовый набор по своей нише можно добавить одной кнопкой. В форме приёма шаблон ищется быстрым полем сразу по названию и тексту, с разделами-фильтрами и избранным; весь справочник целиком грузится и выгружается через Excel в Настройки → Данные.
• Лицензируемая медицинская деятельность: что меняет этот признак — В «Реквизитах организации», рядом с полями лицензии, стоит признак «Лицензируемая медицинская деятельность». От него, а не от ниши компании, зависит, что станет с медкартой клиента, чьи персональные данные стирают по его письменному требованию: у лицензиата приёмы, ответы анкеты, замеры, файлы приёмов и зубная карта уходят в медархив на 25 лет с последнего обращения, у остальных уничтожаются вместе с карточкой. У медцентров и стоматологий признак включён с самого начала. Переключает его только Руководитель, и каждое переключение пишется в журнал действий.
• Наборы и поля карты приёма: что спрашивает врач на приёме — Карта приёма собирается из полей и наборов. Поле — один вопрос врачу: давление, курение, боль по шкале. Набор — список полей, который врач видит в приёме. Общий блок есть у каждой клиники и показывается на каждом приёме, а остальные наборы подбираются сами: под конкретного врача, его специальность, услугу визита или раздел прайса. Заводят поля и наборы Руководитель, Управляющий и Администратор. Врач в приёме ничего не настраивает: он заполняет то, что подобрано, и может добавить готовый набор кнопкой «+ Блок».
• Карта пациента на бумаге: ваш бланк Word с галочками и карта по набору — Карта пациента печатается из приёма кнопкой «Печать». Есть два пути. Первый — ваша собственная карта в Word: система ставит в неё ответы и галочки, а шрифты, рамки, логотип и расположение не меняются. Второй — наша карта по набору: система сама собирает её из полей набора и пересобирает после каждой правки набора. Обе настраиваются в Настройки → Медкарта → «Бумага».
• Как показать одну услугу в нескольких разделах прайса? — Одна услуга может стоять сразу в нескольких разделах прайса: «Гирудотерапия» — и в «Лечебной», и в «Профилактической», и в «Косметологической». Раздел из поля «Раздел» — основной, остальные добавляются в поле «Показывать ещё в разделах». Услуга при этом одна: цена, длительность, мастера, зарплата и отчёты у неё общие. В прайсе, форме записи и онлайн-записи она стоит строкой в каждом своём разделе, и клиент находит её там, где ему удобнее.
• Как перенести историю визитов клиентов из прежней программы? — Историю визитов переносят отдельной загрузкой после клиентов: Настройки → Данные → «История визитов» (на итоге загрузки клиентов есть такая же кнопка). Каждая строка файла — один визит: дата, услуга, врач, сумма. Визит ложится в карточку того клиента, которого удалось узнать уверенно — по телефону, а без телефона по ФИО и дате рождения. В карточке он виден в блоке «До переезда в ClientRec» на вкладке «Визиты» (блок свёрнут — раскройте его), а сводка «До переезда» под плитками пересчитывается; «Клиент с» показывает первый визит прежней программы, если он раньше, чем создана карточка. Касса, выручка, зарплата, чеки и баллы архива не касаются: это справка о прошлом, а не наши визиты.
• Как продавать услугу штуками: пиявки, ампулы, зоны, пряди? — Если цена и время зависят от числа единиц — пиявок, ампул, зон лазера, прядей, — заводить «пиявка ×2», «×3» отдельными услугами не нужно. В карточке услуги включается «Количество», и при записи рядом с услугой появляется счётчик «− 3 +». Цена умножается на число штук, к времени добавляется по нескольку минут за каждую следующую, а зарплата по ставке «₽ за услугу» считается за каждую штуку.
• Как добавить услуге описание, подготовку и противопоказания? — В карточке услуги есть блок «Для клиента и врача» с четырьмя текстами. Описание, подготовку и противопоказания клиент читает в онлайн-записи по кнопке «Подробнее». Рекомендации после визита в онлайн-записи не видны: клиент получает их сообщением после визита, а сотрудники читают в «Услугах и ценах» и в карточке визита. Клиент приходит подготовленным, администратор не пересказывает одно и то же по телефону.

Рост

• Как отмечать, откуда пришёл клиент и куда ушли деньги на рекламу? — Руководитель ведёт справочник в Финансы → Расходы на вкладке «Каналы». Администратор выбирает канал в поле «Канал привлечения» в карточке клиента, а при внесении рекламной траты указывает «Рекламный канал». Клиенту, записавшемуся через сайт, ВКонтакте или Одноклассники, канал ставится автоматически. На той же вкладке видно, сколько клиентов и трат накопилось по каждому каналу.
• Как посмотреть, сколько клиентов пришло из Инстаграма за месяц? — Откройте Финансы → Аналитика → вкладка «Отчёты» и запустите готовый отчёт «Откуда о нас узнали»: строки — каналы привлечения из справочника, столбцы — новые и повторные клиенты. Рядом лежит «Деньги по каналам привлечения»: доход, число людей и средний чек по тем же каналам. Период меняется чипом «За какой период», сравнение с прошлым месяцем — чипом «Сравнить».
• Как просить отзыв после визита? — Просьба об отзыве включается в Настройки → Уведомления переключателем «Просить отзыв после визита». Через заданное число часов после состоявшегося визита клиент с согласием на рассылку получает ссылку, где ставит оценку. Оценка 4 или 5 открывает переход на ваши Яндекс Карты или 2ГИС, а оценка 1 или 2 сразу приходит руководству.
• Как вернуть клиента на повторный визит? — Вернуть клиента помогают правила в разделе Коммуникации → Триггеры удержания. Правило раз в день находит клиентов с поводом: день рождения, давно не был, прошло N дней после визита или вышел срок повтора услуги. Им уходит сообщение выбранным каналом: письмом, SMS, в WhatsApp, ВКонтакте или в MAX ботом салона, и только тем, кто дал согласие на рассылку.
• Что значат «новых за месяц» и «вернулись после перерыва» на главной? — В карточке «Клиенты» на главной две плитки ведут на список: «новых за месяц» и «вернулись после перерыва». Нажмите на плитку, и список клиентов откроется с отбором «Новые за сентябрь» или «Вернулись в сентябре». Число на плитке и число клиентов в списке считаются одним правилом, поэтому всегда совпадают. Если число равно нулю, плитка остаётся просто цифрой.
• Как поздравлять клиентов с днём рождения и праздниками? — Именинники дня видны на главной в блоке «Требует решения»: у строки кнопки «Поздравить», «Готово», «Скидка» (если скидка включена) и «Карточка». Праздники — 8 Марта, 23 Февраля, Новый год, Пасха и другие — настраиваются во вкладке «Праздники» раздела Коммуникации → Триггеры удержания: сервис поздравит сам в 10:00 по времени салона или покажет строку на главной. Одного человека с одним поводом дважды не поздравит никто: ни кнопка, ни триггер.
• Как настроить бонусы, промокоды и приглашения клиентов? — Бонусы, промокоды и приглашения настраиваются в разделе Настройки → Лояльность. Задайте процент начисления, курс балла и лимит оплаты баллами, при желании укажите срок сгорания, приветственные баллы и приглашения: разовый бонус за приведённого друга и процент с его трат, с двумя уровнями цепочки. Ниже, в блоке «Промокоды», создаются коды на скидку в процентах, в рублях или на начисление баллов.
• Как запускать акции и промокоды в онлайн-записи? — Акции для онлайн-записи создаются на вкладке «Акции и промокоды» в настройках онлайн-записи. Напишите заголовок и текст, задайте даты и при желании привяжите промокод из раздела «Лояльность». Клиент увидит баннер в форме записи, применит код, и цена услуг пересчитается ещё до отправки. Предоплата считается от суммы со скидкой.
• Как пригласить коллег и оплачивать ClientRec бонусами? — В разделе «Реферальная программа» лежит ваша ссылка-приглашение. С каждой оплаты салона, который зарегистрировался по ней, вам начисляется 10 % бонусами — пока он платит. Бонусами оплачивают свой тариф и модули ClientRec, вывести их деньгами нельзя. Новому салону по вашей ссылке пробный период станет на 14 дней длиннее.
• Как ставить клиентам метку автоматически после визита на услугу? — У услуги можно выбрать метку, которую получает каждый клиент после первого состоявшегося визита. Так собираются группы — «Хиджама», «Кинезиология» — без ручной работы, и по метке потом можно отобрать людей в списке или написать им. Включает метку Руководитель.

Коммуникации

• Как получать итоги вчерашнего дня каждое утро? — Утром, в начале десятого по времени салона, Руководителю и Управляющему приходит сводка за вчерашний день: выручка против плана, загрузка мастеров, отмены и неявки, ручные скидки, расхождения в кассе и отзывы. Сводка приходит ботом в мессенджер. Управляющему она включена сразу, Руководитель включает её сам в «Моих настройках».
• Как подключить уведомления клиентам через MAX? — Для MAX в ClientRec работает общий бот платформы, поэтому свои ключи не нужны: включите канал в разделе Интеграции → MAX и раздайте клиентам ссылку или QR-код. Клиент открывает ссылку в MAX, нажимает «Поделиться контактом», и бот находит его карточку по номеру телефона. После этого напоминания и сообщения о записи приходят ему в MAX.
• Как подключить онлайн-запись и уведомления ВКонтакте? — Сообщество ВКонтакте подключается в разделе Интеграции → ВКонтакте: Руководитель вставляет ключ доступа сообщества, получает код и вводит его в плагине ClientRec в сообществе. После этого клиенты записываются, не выходя из VK, а запись сразу попадает в расписание. Напоминания во ВКонтакте получают те, кто разрешил сообщения от сообщества.
• Как настроить напоминания и порядок каналов отправки? — Напоминания и сообщения о записи настраиваются в разделе Настройки → Уведомления: там выбирается время напоминаний, включаются события записи и задаётся порядок каналов. Сообщение уходит первым каналом из списка, который доступен именно этому клиенту, а если не получилось, следующим. По умолчанию порядок такой: ВКонтакте, MAX, WhatsApp, e-mail, SMS.
• Как проверить доставку в журнале сообщений? — Журнал сообщений в разделе Коммуникации показывает каждую отправку клиенту: когда, кому, какого типа, каким каналом и с каким статусом. Если сообщение не дошло, рядом со статусом видна причина, например отказ оператора связи или отсутствие телефона. Журнал доступен Руководителю и Администратору, текст самих сообщений в нём не хранится.
• Как проверить SMS-канал и что клиент увидит вместо имени отправителя? — Когда SMS Aero подключён, проверьте канал живым сообщением: Интеграции → SMS Aero → «Тестовое сообщение». В поле уже стоит текст «Проверка от <название салона>: SMS до вас доходят. ClientRec», а в телефоне справа показано имя отправителя так, как его увидит клиент. Пока своё имя у оператора не одобрено, SMS приходят от общего имени, например INFORM.
• Как изменить тексты сообщений клиентам? — Тексты напоминаний и сообщений о записи правятся в разделе Настройки → Уведомления: каждое сообщение редактируется отдельно, а поля вроде «День визита» и «Время» вставляются кнопками. Рядом с полем блок «Клиент получит» показывает готовое сообщение с примерными данными. Пустое поле означает, что уйдёт стандартный текст.
• Как обращаться к клиенту в сообщениях? — В карточке клиента есть поле «Как обращаться»: здесь пишут, как вы зовёте человека, например «Анна Сергеевна», «Аня» или «Дмитрий Олегович». Поле «Обращение» ({обращение}) подставляет это значение в тексты: напоминания и сообщения о записи, рассылки, триггеры удержания, ответ на неявку и просьбу об отзыве. Если поле пустое, в сообщение уходит имя из ФИО. У организации имени нет, и фраза собирается без обращения: «Здравствуйте!».
• Согласие на рекламу: чем оно отличается от согласия на данные — Согласие на обработку данных — основание вести карточку и записывать человека. Согласие на рекламу отдельное и необязательное: оно решает только одно — можно ли слать акции и новости.
• Почему в MAX два бота и какой за что отвечает? — Ботов действительно два, и путают их постоянно. Напоминания и подтверждения записи уходят общим ботом ClientRec: клиент получает их только после того, как один раз открыл бота по ссылке и нажал «Поделиться контактом». Переписка с клиентом и триггеры удержания идут ботом вашей компании, которого вы заводите сами. Это разные боты, разные диалоги и разные условия доставки.
• Как отвечать клиентам в MAX через собственного бота компании? — Создайте бота компании в разделе MAX для бизнеса (https://business.max.ru/self/chat-bots) и вставьте его токен в «Интеграции» → «Переписка с клиентом через MAX». Клиент пишет в бота сам и нажимает «Поделиться контактом» — после этого вы отвечаете ему прямо из карточки клиента. Переписка видна только Руководителю и Администратору. При желании включите уведомления о записи: они будут уходить в этот же диалог.
• Как понять, дошло ли сообщение клиенту, и отправить его ещё раз? — В карточке визита блок «Уведомления клиенту» одной фразой отвечает на вопрос «что ушло клиенту и что дальше»: например, «Отправлено в MAX, 18 сент., 21:36». Рядом сказано то, о чём раньше приходилось догадываться: есть ли запасной канал, если клиент не прочтёт сообщение, и куда уйдёт следующее. В расписании красный значок на записи означает, что сообщение не дошло или клиенту некуда писать. Блок и значки видят Руководитель, Управляющий и Администратор.
• Как отправить сообщение клиенту с телефона, если автоматическая отправка не дошла? — Если клиент не подписан на бота, а SMS у салона не подключена, автоматическое сообщение до него не дойдёт. В настройках уведомлений можно включить «Отправку с телефона»: тогда для таких клиентов ClientRec готовит текст, а администратор отправляет его сам через SMS, WhatsApp или MAX со своего телефона. Кому сообщение дойдёт автоматически, тому оно уходит как обычно. Данные визита при этом идут через личный телефон администратора.
• Как пригласить клиентов в бота салона в MAX, чтобы напоминания приходили бесплатно? — Бот в MAX не может написать человеку первым: напоминания туда уходят только тем, кто сам открыл бота салона. Поэтому клиентов нужно пригласить. Самый быстрый способ — показать личный QR на экране у стойки: клиент сканирует его, нажимает «Начать» и сразу подключён. Остальным ссылку можно отправить по SMS, на почту или со своего телефона, повесить на стойку табличку с QR, а всех активных клиентов позвать одним разовым приглашением.
• Как написать выбранным клиентам или всем с меткой — Метка — это и есть группа клиентов: «Хиджама», «Женщины», «VIP». Над списком клиентов стоит полоса меток: нажмите метку, и в списке останутся её клиенты. Отсюда же можно написать им всем — кнопка «Написать всем с меткой» откроет рассылку с готовым отбором, а «Написать выбранным» из режима выбора открывает компактное окно, которое до отправки называет честное число получателей и причины, по которым остальным сообщение не дойдёт.
• Как отвечать клиентам во вкладке «Пациенты» в чате — Переписка с клиентами в MAX больше не прячется в отдельном пункте меню: она лежит в «Чате», рядом с перепиской коллег, во вкладке «Пациенты». Число непрочитанных диалогов входит в красный значок «Чата» — в меню и на нижней панели телефона. Из диалога можно сразу записать клиента и открыть его карточку, а частые ответы вставляются одним нажатием.
• Что делать с сообщением в MAX от человека, которого нет в базе — Новый человек пишет боту салона в MAX «хочу записаться», а карточки с его номером нет. Раньше такое сообщение терялось. Теперь оно попадает в группу «Незнакомые» вверху вкладки «Пациенты» и хранится 30 дней: сотрудник привязывает собеседника к карточке — и переписка продолжается в диалоге клиента.

Учёт

• Как вести склад расходников? — Склад находится в разделе Прочее → Склад. Заведите расходник с единицей измерения и точкой дозаказа, а в карточке услуги укажите, сколько его уходит на одну процедуру. После визита материал спишется сам. Привоз оформляйте движением «Приход», пересчёт полки — «Корректировкой». Когда остаток дойдёт до точки дозаказа, позиция получит отметку «Пора дозаказать».
• Как добавить расходник в визит сверх нормы и увидеть себестоимость визита? — В карточке визита есть блок «Материалы»: там видна норма услуг, и мастер добавляет то, что ушло сверх неё, — из списка или сканером штрихкода. Рядом серым подсказка «обычно уходит N». Пока визит не завершён, это только план; при завершении норма и добавленное списываются со склада точки одним движением. Убрали лишнее уже после завершения — остаток сразу возвращается на полку. Руководитель видит себестоимость визита, а на складе — вкладку «К закупке».
• Как продать товар клиенту в визите? — У позиции на складе должна быть «Цена продажи, ₽». Откройте карточку записи, в блоке «Товары» выберите товар или отсканируйте штрихкод, укажите количество и нажмите «Продать». Товар сразу списывается со склада, а в счёт визита добавляется подытог «Итого товары», который клиент оплачивает вместе с услугами.

Оплаты

• Как подключить ЮKassa и принимать онлайн-оплату? — Нужен свой магазин ЮKassa. В кабинете ClientRec введите его shopId и секретный ключ, выберите сценарий оплаты и укажите URL уведомлений в ЮKassa для события payment.succeeded. После этого можно отправлять клиенту ссылку или QR-код на оплату. Деньги поступают прямо на счёт салона, а визит отмечается оплаченным автоматически.
• Как подключить Т-Кассу и оплату по ссылке — Т-Касса позволяет отправить клиенту ссылку и принять оплату картой или через СБП на стороне банка.
• Как принять оплату картой телефоном через NFC? — Оплату картой по NFC ClientRec принимает через приложение 2can SoftPOS на Android-смартфоне сотрудника. Клиент прикладывает к нему карту или телефон, отдельный терминал не нужен. Подключите модуль «Оплата картой на телефоне (2can SoftPOS)» в Интеграциях и войдите в приложение 2can на телефоне. После этого в мобильном приложении ClientRec появится оплата картой.
• Как вернуть клиенту деньги и что после этого изменится в отчётах? — Возврат делают в карточке клиента на вкладке «Финансы». Онлайн-оплату возвращают кнопкой «Вернуть онлайн-платёж»: деньги уходят через тот же банк, а в истории появляется строка возврата со знаком минус. Ошибочную наличную или карточную оплату снимают кнопкой «Удалить», а проданный в визите товар возвращают кнопкой «Вернуть» в списке товаров визита.
• Как проверить, пробит ли кассовый чек? — Откройте страницу «Фискализация (АТОЛ Онлайн)» и пролистайте до блока «Чеки (реестр фискализации)». У каждого чека там виден статус: «Пробит», «В очереди кассы», «Ожидает отправки» или «Не пробит». У пробитого есть ссылка на чек в ОФД, у отклонённого указана причина и есть кнопка «Повторить».
• Как принять оплату сразу за несколько участников группового занятия — Когда за занятие платит один человек сразу за нескольких — мама за двоих детей, муж за себя и жену, — не нужно открывать кассу по каждому. В карточке занятия отметьте галочками тех, за кого берёте деньги, выберите способ и кассу и примите всю сумму одним действием.
• Как продавать и погашать подарочные сертификаты — Сертификат продаётся в разделе «Сертификаты» обычным платежом через кассу, с чеком. Код придумывает система. Остаток тратится частями, погашается подарок в кассе визита, а сколько салон должен держателям — видно суммой вверху раздела.
• Как работает баланс клиента: пополнение, оплата с баланса, выдача и возврат — Баланс клиента — деньги, которые он внёс заранее и может потратить на любой визит: свой или чужого человека. Пополняют и списывают Руководитель, Управляющий, Администратор и Специалист с признаком «работает как администратор»; остаток видит любой, кому открыта карточка клиента. В минус баланс не уходит никогда — списать можно только то, что на нём лежит.

Безопасность

• Как проверить входы в кабинет и настроить, кто может выгружать данные? — В разделе Настройки → Безопасность Руководитель, Управляющий и Администратор видят, кто и с какого устройства входил, могут завершить сессию сотрудника и посмотреть, кто выгружал клиентов и записи. Вкладка «Изменения» открыта Руководителю и Управляющему, а «Правила» — только Руководитель: там он решает, кому разрешено выгружать базу, и включает сообщения о выгрузках и входах с новых устройств.
• Как скрыть телефон и контакты клиента от специалистов? — Руководитель включает настройку в разделе Настройки → Безопасность → Правила. После этого специалист видит телефон клиента частично скрытым: «+7 ••• •••-45-67», а почту, Telegram и VK не видит вовсе. Адрес остаётся. Номер скрывает сама система: его нет ни на экране, ни в приложении, ни в данных, которые уходят на устройство. Специалист с отметкой «Работает как администратор», Администратор, Управляющий и Руководитель видят номер как раньше.
• Как удалить карточку клиента и стереть персональные данные — Удалённая карточка не исчезает: она уходит в раздел «Удалённые», история визитов и оплат сохраняется, а вернуть её можно в один клик.
• Как сменить пароль от кабинета или восстановить забытый — Свой пароль меняют в разделе Мои настройки → Вход и защита, строка «Пароль»: текущий, новый и повтор. Пароль меняется только в том салоне, где вы сейчас работаете. Остальные ваши устройства выйдут из кабинета при следующем действии, чат замолкает в течение полуминуты, а устройство, с которого вы меняли, остаётся в системе. Забытый пароль восстанавливают на странице входа по ссылке «Забыли пароль?».
• Клиент просит больше ему не писать — как это отметить? — В карточке клиента рядом с именем есть переключатель «Рассылка» и бейдж согласия на обработку данных. Выключите нужное — продукт запомнит, что человек отозвал согласие, и запишет дату. Реклама и приглашения вернуться ему больше не уходят, а сообщения о его собственной записи приходят как обычно.
• Как удалить аккаунт или закрыть компанию и что станет с данными — Аккаунт удаляют в разделе Мои настройки → Аккаунт кнопкой «Удалить аккаунт». Сотрудник так удаляет только свою учётную запись, а владелец компании закрывает всю компанию: кабинет закроется сразу, данные клиентов и записей будут безвозвратно стёрты через 30 дней. До этого закрытие можно отменить через поддержку и выгрузить данные. Оплаты, чеки, касса, расходы, зарплата и сертификаты хранятся обезличенно 5 лет по закону, название и ИНН компании — тот же срок как данные стороны договора. Из резервных копий стёртые данные окончательно исчезают в течение 14 дней после стирания.
• Как удалить сразу несколько карточек клиентов — Режим выбора включается в «Ещё» → «Удалить нескольких». Отметьте карточки галочками или возьмите всех, кто попал под поиск и отбор, посмотрите расчёт последствий и нажмите одну кнопку. Карточки уйдут в «Удалённые», откуда их можно вернуть.

Юридическая практика

• Как завести дело доверителя и вести по нему работу в ClientRec? — Откройте раздел «Дела» и нажмите «Завести дело»: выберите доверителя, укажите название, противную сторону, ответственного юриста и судебные реквизиты. После сохранения сразу откроется карточка дела. В ней ведутся заседания и сроки, записи часов, расходов и заметок, вложения до 25 МБ и бумаги по делу.
• Как проверить конфликт интересов до принятия поручения? — Проверка идёт сама в форме «Новое дело», как только выбран доверитель или введена противная сторона. Система сверяет стороны с базой клиентов, включая удалённые карточки, и с противными сторонами других дел, включая архив. При совпадении дело создаётся только с решением и обоснованием, а сводка по практике лежит в разделе «Дела → Конфликты».
• Как вести заседания и рассчитывать процессуальные сроки по делу? — В карточке дела, в блоке «Заседания и сроки», добавьте заседание или встречу с датой и местом либо нажмите «Рассчитать процессуальный срок». Калькулятор по выбранной норме АПК, ГПК или КАС покажет последний день срока с разбором по шагам и переносом с нерабочего дня. События видны в расписании, а напоминания уходят на почту за сутки и за 2 часа.
• Как выставить доверителю счёт за часы и учесть аванс по соглашению? — Юристы записывают часы и расходы в карточке дела, а Руководитель или Администратор в блоке «Финансы по делу» нажимает «Выставить счёт». Счёт фиксирует выбранные позиции и ставку. Его выставляют доверителю, закрывают зачётом аванса или отметкой оплаты и по нему составляют акт для печати в PDF или Word.
• Как сформировать соглашение и ордер адвоката из карточки дела? — Загрузите шаблоны соглашения и ордера в разделе «Настройки → Документы» или приложите свой файл Word с якорями вроде {{case.number}}. Затем в карточке дела, в блоке «Бумаги по делу», нажмите «Печать» для PDF или «Скачать в Word». Доверитель, номер дела, суд и противная сторона подставятся из дела, номер документа присвоится автоматически.
• Как ограничить доступ к делу и включить режим повышенной тайны? — Дело видят ответственный юрист, допущенные участники, а также Руководитель и Администратор. В карточке дела, в блоке «Доступ к делу», ответственный или руководство добавляет сотрудника кнопкой «Допустить» и включает «Повышенная тайна». После этого дело исчезает из списков руководства, а войти в него можно только с причиной, которую увидит команда.
• Как оценить загрузку юристов и рентабельность дел практики? — Руководитель или Администратор открывает «Дела → Аналитика» и выбирает период: 30 дней, 90 дней, полгода или год. Вкладка «Загрузка» показывает часы и начисления по каждому юристу, «Рентабельность» топ дел и доверителей, «Портфель» ближайшие сроки, дела без ответственного и нерешённые конфликты. Кнопка «Выгрузить» отдаёт отчёты в CSV.

Стоматология

• Как отметить состояние зуба и поверхности на зубной карте пациента? — Откройте карточку пациента, вкладку «Лечение» и блок «Зубная карта». Нажмите клетку нужной поверхности зуба, выберите состояние из 18 вариантов, при необходимости код МКБ-10 и заметку, затем нажмите «Записать». Поверхность перекрасится, а запись добавится в историю зуба и не сотрёт прежние.
• Как посмотреть, что и когда делали с конкретным зубом? — На вкладке «Лечение» в карточке пациента нажмите номер зуба над или под клеткой на зубной карте. Откроется окно «История зуба» со всеми записями от новых к старым: состояние, поверхность, код МКБ-10, дата и время, откуда пришла запись и заметка врача.
• Как составить план лечения из прайса и отметить выполненные пункты? — В карточке пациента на вкладке «Лечение» нажмите «Новый план», задайте название и скидку, затем «Добавить пункт»: зуб, поверхность, диагноз и услугу из прайса — цена подставится сама. Отмеченные пункты превращаются в запись кнопкой «Создать визит из плана», а после лечения пункт закрывается кнопкой «Выполнить».
• Как записать пародонтограмму и сравнить BOP% с прошлым осмотром? — В карточке пациента на вкладке «Лечение» в блоке «Пародонтограмма» нажмите «Новый осмотр». Укажите дату и визит, по квадрантам заполните PD, GR и отметку «кров.» в нужных точках, подвижность, фуркацию и налёт, затем «Сохранить осмотр». Система посчитает BOP% и покажет разницу с предыдущим осмотром.
• Как найти код МКБ-10, перевести номер зуба и рассчитать дозу анестетика? — Откройте в меню кабинета раздел «Справочники врача». На вкладке «МКБ-10 (K00–K14)» найдите код и скопируйте его кликом, на «Зубные формулы» переведите номер FDI в Universal и Palmer, на «Анестезия» введите вес пациента и препарат — появится максимум в миллиграммах, миллилитрах и картриджах.

Платформа

• Как подключить внешнюю систему к ClientRec через API? — Ключ для внешней системы создаёт Руководитель в разделе Интеграции → Разработчикам → Внешний API: вводит название и нажимает «Создать ключ». Полный ключ показывается один раз. По нему можно читать клиентов, записи, услуги, специалистов и филиалы, но не менять их. Ключ отзывают кнопкой «Отозвать».
• Как создавать документы из собственных шаблонов Word — Компания сохраняет свою утверждённую форму документа, а ClientRec подставляет в неё данные, которые уже есть в системе.
• Как написать в поддержку ClientRec? — Кнопка «Написать в поддержку» открывает личный чат в разделе Чат (/lk/chat?dialog=support); в Android и iOS тот же чат открывается через «Ещё → Поддержка ClientRec». Переписка и присланные файлы сохраняются, старые обращения из прежней очереди видны в чате отдельной ссылкой, а о новом ответе приходит пуш — на телефон, если приложение установлено, иначе в браузер.
• Как отдать услуги и запись агрегаторам — Модуль «Витрина для агрегаторов» даёт постоянный адрес, по которому сервисы записи сами забирают ваши услуги, цены и точки сети. Рядом лежит готовый код кнопки «Записаться онлайн» для вашего сайта.
• Как подписывать согласия и договоры без бумаги: на планшете, по QR и по ссылке — В карточке клиента на вкладке «Файлы» есть кнопка «На подпись». Выберите документы и способ: пациент прочитает текст у себя на экране, подтвердит себя одноразовым кодом и подпишет. Подписанный документ остаётся в карточке вместе с листом-отметкой (кто подписал, когда и каким каналом пришёл код), а согласие на обработку данных отмечается само. Подписать можно на устройстве клиники, по QR-коду с экрана, по ссылке в MAX, на почту или по SMS, а также до визита прямо со страницы «Вы записаны».
• Как настроить фирменный бланк с логотипом, реквизитами и QR на документах — Фирменный бланк — шапка «логотип | реквизиты | QR-код» и строка внизу, которые ложатся на договоры и согласия при печати и в подписанных PDF. Настраивается в Настройки → Документы → «Фирменный бланк». По умолчанию он выключен, и бумага выходит как раньше: пока вы сами не включили бланк, ни один выданный шаблон не меняется.

Возможности ClientRec · ClientRec