Справка ClientRec · Записи
Как вести карточку ребёнка и отметить маму, папу или опекуна
Заведите ребёнку собственную карточку и отметьте в ней представителей: маму, папу, опекуна. Визиты всегда записываются на ребёнка, поэтому история у него одна, кто бы из родителей ни звонил.
Путь в системе: Клиенты → карточка клиента → «Ещё» → «Представители и дети»
Кому доступно: Руководитель, Администратор и Специалист
Обновлено: 12.09.2026
Зачем ребёнку своя карточка
Когда ребёнка записывают то мама со своего телефона, то папа со своего, в базе появляются два одинаковых ребёнка с половиной истории в каждом. Врач не видит прошлый приём, администратор не знает, кому звонить, а скидка за первый визит достаётся дважды. Своя карточка ребёнка со связью с родителями держит историю в одном месте и не мешает самим родителям записываться к вам как обычным клиентам.
Как отметить маму, папу или опекуна
- Откройте карточку ребёнка. Если её нет, заведите: имя и дата рождения, телефон не обязателен.
- Нажмите «Ещё» → «Представители и дети» и оставьте переключатель на «Представитель».
- Найдите маму или папу поиском по имени или телефону. Если человека нет в базе, создайте карточку прямо из поиска.
- Выберите, кем он приходится ребёнку: мама, папа, опекун или «другое» с подписью, например «бабушка», и сохраните.
- Второго родителя добавьте кнопкой «Добавить» в блоке «Семья» на вкладке «Обзор».
- Чтобы записать ребёнка из карточки родителя, нажмите «Записать ребёнка» в строке ребёнка: откроется обычная форма записи, где ребёнок и родитель на связи уже выбраны.
- Ошиблись с адресатом или узнали об этом позже — откройте уже заведённый визит и смените «Кому сообщать о визите» прямо в его карточке, без повторного открытия формы записи.
Что появится в карточках ребёнка и родителя
В карточке ребёнка появляется блок «Семья» с представителями, в карточке родителя тот же блок показывает детей и подопечных. Визиты ложатся в историю ребёнка, а в форме записи и в самой карточке визита видно, кому сообщать о визите. Рядом с телефоном и почтой в карточке ребёнка стоит подсказка «Дойдёт: …» — она честно показывает, что сообщение уйдёт представителю, если у ребёнка нет своего телефона.
Пример: детская стоматология и двое родителей
Детская стоматология. Семилетнего Мишу приводит то мама, то папа, своего телефона у Миши нет. Администратор заводит карточку Миши и отмечает обоих родителей. Папа звонит записать сына на пятницу: в карточке папы администратор нажимает «Записать ребёнка», форма открывается с Мишей и папой на связи. Напоминание за сутки уходит папе, а визит лежит в карточке Миши рядом с приёмом, на который месяц назад его приводила мама.
Частые ошибки с карточкой ребёнка
- Записывать визит на карточку родителя с пометкой «за сына». История ребёнка расползается по карточкам родителей, медкарта и абонемент оказываются не у того человека. Визит всегда заводите на карточку ребёнка.
- Заводить ребёнку карточку с телефоном мамы. Поиск по маминому номеру находит двоих, и маму легко записать вместо сына. Телефон ребёнку ставьте только его собственный.
- Отмечать представителем случайного сопровождающего. Представителю уходят напоминания о визитах ребёнка: дата, время и адрес. Отмечайте тех, кому родители доверяют эти сведения.
- Искать блок «Семья» на карточке без связей. Пока связей нет, блока на экране нет, первая связь добавляется через меню «Ещё».
Что будет без связи с родителями?
Без связи ребёнок и родители остаются для системы чужими людьми. Каждый звонок второго родителя рискует завести дубль, напоминание о визите ребёнка без телефона не уходит никому, а при объединении дублей приходится вспоминать, кто чей ребёнок.
Сообщения, права, удалённый представитель и объединение дублей
Кому уходят сообщения
Если в записи выбран представитель на связи, сообщение о визите уходит ему. Если не выбран, а у ребёнка есть свой телефон, почта или привязанный мессенджер, сообщение уходит ребёнку. Если связаться с ребёнком нечем, сообщение получает первый отмеченный представитель, у которого есть контакт. Сообщение всегда одно, двум родителям сразу оно не дублируется. То же самое правило действует не только у напоминаний о визите, но и у просьбы оценить визит, объявления, что группа не набирается, и предложения места из листа ожидания.
Кто может отмечать представителей
Тот же, кто правит карточки клиентов: Руководитель, Администратор и Специалист. В сети точек связать можно только те карточки, которые обе относятся к вашей точке, и только такого представителя можно выбрать на связи в записи.
Удалённый представитель
Карточку представителя убрали в «Удалённые» — в блоке «Семья» она больше не показывается, а сообщения ей не идут: правило само переходит к следующему представителю или к самому ребёнку. Связь при этом не пропадает: восстановите карточку — и она снова появится в списке.
Объединение дублей и стирание данных
При объединении дублей связи переезжают в оставшуюся карточку, повторы схлопываются. При стирании персональных данных родителя его связи с детьми снимаются, а карточка и история ребёнка остаются.
Вопросы о карточке ребёнка
Нужно ли ставить ребёнку отдельный признак?
Нет. Ребёнок в ClientRec — это карточка, у которой отмечены представители. Возраст видно по дате рождения.
Можно ли убрать единственного представителя?
Да. Карточка ребёнка и все его визиты остаются, пропадает только связь, и сообщения снова идут по контактам самого ребёнка.
Может ли родитель записать ребёнка через онлайн-запись?
Пока нет: на странице онлайн-записи клиент записывает себя. Записать ребёнка с выбором родителя на связи можно в кабинете.
Можно ли сменить, кому сообщать о визите, после того как визит уже заведён?
Да, прямо в карточке визита — не нужно снимать и заново заводить запись.
Ещё по теме
Как объединить две карточки одного и того же клиента · Как удалить карточку клиента и стереть персональные данные · Как настроить напоминания и порядок каналов отправки?