Справка ClientRec · Финансы
Как свести день: сколько принято, сколько сдать и кто не заплатил?
Откройте «Финансы → Итоги дня»: за выбранный день видно, сколько денег принято за вычетом возвратов, чем заплатили клиенты, сколько наличных должен сдать каждый сотрудник и какие визиты остались без оплаты. Внизу стоит остаток кассы по книге и результат пересчёта ящика, если день сверяли.
Путь в системе: Финансы → Итоги дня
Кому доступно: Руководитель, Управляющий, Администратор и Специалист (со своими деньгами)
Зачем это нужно
Вечером администратор собирал день из кассовой книги, журнала оплат и списка визитов и всё равно не был уверен, что ничего не потерял. Экран отвечает на пять вопросов сразу: сколько заработали, чем платили, кто держит наличные, кого забыли попросить доплатить и сошёлся ли ящик. Цифры те же, что в кассе и отчётах, поэтому спорить с ними не приходится.
Порядок действий
- Откройте «Финансы → Итоги дня». По умолчанию показан сегодняшний день по часам вашего салона.
- Чтобы свести другой день, нажмите стрелки рядом с датой или выберите дату в поле. Кнопка «Сегодня» возвращает текущий день.
- У сети из нескольких точек выберите точку в списке справа или оставьте пустым: тогда показан весь доступный вам салон, а точки идут отдельной таблицей.
- В блоке «Кто принял деньги» сверьте колонку «Наличными к сдаче» с тем, что сотрудник реально кладёт в ящик или сдаёт.
- Откройте список «Не оплачены»: нажмите на имя клиента, чтобы перейти в его визит и принять оплату.
- В блоке «Касса» сравните ожидаемый остаток с тем, что лежит в ящике, и при необходимости пересчитайте кассу в разделе «Расходы».
Что получится
Получается короткая сводка дня на одном экране: выручка, способы оплаты, наличные к сдаче по сотрудникам, список должников и состояние кассы. Те же срезы можно выгрузить таблицей из шаблонов «Итоги дня» в Конструкторе отчётов.
Пример из работы
Салон с двумя точками закрывает день. Выручка за вчера 48 300 ₽: наличные 21 000 ₽, карта 25 800 ₽, перевод 1 500 ₽. Администратор Центра приняла 31 200 ₽, из них наличными 14 000 ₽ — эти деньги она сдаёт. В списке «Не оплачены» висит один визит на 1 200 ₽: клиент ушёл, не доплатив за окрашивание. Администратор открывает визит по ссылке, принимает остаток и сверяет ящик: ожидаем 35 000 ₽, насчитали 34 900 ₽, в блоке «Касса» видна недостача 100 ₽.
Частые ошибки
- Считать расхождением разницу между ожидаемым остатком и приходом за день. Расхождение показывается только после пересчёта ящика: это то, что насчитали, минус то, что ожидали. Если день не пересчитывали, экран пишет «не сверяли».
- Ждать в «Кто принял деньги» мастера визита. Показан сотрудник, который провёл оплату в кассе, и именно он держит наличные. Мастер и принявший деньги могут быть разными людьми.
- Искать в списке «Не оплачены» отменённые визиты и записи, которые ещё не начались. В список попадают только визиты в статусах «Пришёл», «В работе» и «Завершён» с остатком к оплате больше нуля.
Что будет, если не настроить
Без сводки дня недостача наличных, забытая доплата и ошибка в способе оплаты всплывают через несколько дней, когда восстановить, кто и что принял, уже трудно. Деньги придётся собирать из трёх разделов и сверять глазами.
Важные детали
Кто что видит
Руководитель видит весь салон и разбивку по точкам. Администратор и Управляющий видят свои точки. Специалист видит только оплаты, которые провёл сам, и свои неоплаченные визиты, без выручки салона и кассы.
Что входит в выручку
Принятые деньги минус возвраты по тем же правилам, что в кассе и аналитике. Пополнение баланса клиента и выдача его остатка в выручку не входят, а оплата с баланса входит отдельной строкой «С баланса». Оплата баллами и сертификатом указана отдельно и в выручку не входит.
Наличными к сдаче
Наличные, принятые сотрудником за день, минус наличные возвраты, которые провёл он же. Сумма считается по авторам оплат, а не по кассе в целом, поэтому видно, у кого сколько.
Касса и сверка
Ожидаемый остаток берётся из кассовой книги на конец выбранного дня. Если у кассы ещё нет точки отсчёта, экран подсказывает, что её задаст первый пересчёт ящика.
Отчёт таблицей
В Конструкторе отчётов («Аналитика → Отчёты») есть два шаблона «Итоги дня»: по способам оплаты и по сотрудникам. Их можно сохранить и выгрузить в файл.
Частые вопросы
Почему сумма по способам оплаты не равна выручке?
Оплата баллами и сертификатом не приносит денег в кассу и в выручку не входит, она показана отдельной строкой под выручкой. В разбивку по способам попадают только деньги и оплата с баланса клиента.
Можно ли посмотреть вчерашний день?
Да. Нажмите стрелку влево рядом с датой или выберите нужный день в поле даты. Цифры считаются по часовому поясу вашего салона.
Почему я не вижу выручку салона?
Специалисту экран показывает только деньги, которые он принял сам, и его неоплаченные визиты. Выручка салона и касса доступны руководству.
Откуда берётся список неоплаченных визитов?
Из визитов выбранного дня в статусах «Пришёл», «В работе» и «Завершён», по которым остаток счёта больше нуля. Остаток считается так же, как в окне оплаты: со скидками, баллами и сертификатами.
Ещё по теме
Как вести кассовую книгу · Как ClientRec считает выручку · Как понять по аналитике, растёт салон или нет? · Как вернуть клиенту деньги и что после этого изменится в отчётах?