Справка ClientRec · Записи
Как быстро найти свободное время, когда клиент звонит?
Расписание показывает занятое время, а на звонке нужно обратное: «когда у кого свободно?». Кнопка «Свободное время» в расписании отвечает на этот вопрос списком: выбираете услуги, мастера или «любой», с какого дня искать и часть суток — и видите ближайшие окна с датой, временем и именем мастера. Нажатие на время открывает форму записи, где услуга, мастер, точка и час уже подставлены.
Путь в системе: Расписание → кнопка «Свободное время» рядом с «Запись»
Кому доступно: Руководитель и Администратор — по всем сотрудникам своей области филиалов; Специалист видит только своё свободное время
Обновлено: 19.09.2026
Почему ответ «когда у вас есть?» занимает минуту
Клиент в трубке спрашивает «а когда у вас есть к терапевту?», и администратор ищет ответ глазами по сетке расписания: смотрит колонку за колонкой, вычитает занятые часы, держит в уме длительность услуги. На телефоне это не работает вовсе — в экран влезает около четырёх часов дня. Пока идёт поиск, человек в трубке ждёт, а часть названных времён оказывается занятой: сетка не знает ни про подготовку и уборку, ни про набор кабинетов услуги, ни про отсутствия. Подбор считает то же самое, что считает онлайн-запись на сайте, и называет время, на которое запись точно встанет.
Как найти свободное окно и записать из него
- Откройте «Расписание» и нажмите «Свободное время».
- Выберите услуги: от них зависит и длительность визита, и круг мастеров, которые их делают. Несколько услуг считаются одним визитом подряд.
- Выберите специалиста или оставьте поле пустым — тогда показываются окна всех подходящих мастеров, и под каждым временем написано, у кого оно свободно.
- У сети выберите точку: свободное время считается по её мастерам.
- Если клиент просит конкретный день, поставьте его в поле «С какого дня»; по умолчанию поиск идёт с сегодняшнего.
- Если клиент просит «вечером» или «с утра», нажмите нужную часть суток.
- Нажмите подходящее время — откроется форма записи с подставленными услугой, мастером, точкой и часом. Останется выбрать клиента и сохранить.
- Если ничего не подошло, нажмите «Смотреть дальше»: поиск продолжится со следующего непросмотренного дня.
Что администратор говорит в трубку
Ответ клиенту звучит через несколько секунд и не требует пролистывать сетку: «ближайшее — сегодня в 14:00 у Анны, есть ещё 15:30 и завтра утро». Запись заводится из того же окна, поэтому названное вслух время и записанное совпадают.
Пример: звонок в клинику в 10:20
Медицинская клиника, звонок в 10:20: «хотим к терапевту сегодня». Администратор выбирает «Приём терапевта», оставляет «Любой» и видит: сегодня 14:00 у Анны, 14:00 у Виктории, 15:30 у Бориса. Называет 14:00, клиент соглашается, администратор нажимает плитку — форма открывается с терапевтом, Анной и 14:00. Раньше на тот же ответ уходило около минуты с пролистыванием дня по колонкам, а салонное правило «не записывать менее чем за 2 часа» вообще прятало от администратора всё до 12:20 — хотя по телефону записывать на это время можно.
Ошибки при подборе времени на звонке
- Искать время, не выбрав услугу. Без неё неизвестна длительность визита, и любое показанное время отвечало бы не на тот вопрос — поэтому список и не появляется.
- Считать пустой список отказом. У пустоты всегда названа причина: выходной, всё занято, услуга не помещается в рабочее окно, нет мастеров или рабочих мест. Первые две лечатся кнопкой «Искать после», остальные — настройкой, и ссылка на неё стоит рядом.
- Выбирать мастера заново в форме записи. Время посчитано под того, чью плитку нажали; другой мастер в этот час может быть занят, и сохранение ответит отказом.
- Думать, что клиент на сайте видит то же самое. Администратору показывается больше: правила закрытия записи и горизонт онлайн-записи на него не распространяются.
Что будет, если искать время по сетке
Без подбора ответ на «когда у вас есть?» по-прежнему считается глазами по сетке. Это дольше, ошибается на буферах и наборах кабинетов и почти невозможно с телефона — а именно с телефона администратор чаще всего и отвечает на звонок вне стойки.
Чем подбор отличается от формы записи на сайте
Считается тем же, чем и онлайн-запись
Свободное время берётся из того же расчёта, что показывает клиенту форма записи на сайте: смена мастера, его визиты вместе с подготовкой и уборкой, утверждённые отсутствия, групповые занятия, свободные места из набора услуги и собственные визиты мастера к коллегам. Поэтому стойка и сайт не могут разойтись и продать один час дважды.
Правила витрины на администратора не действуют
«Не записывать менее чем за N минут», «не на сегодня», горизонт «показывать на N дней вперёд» и прилипание времени придуманы против самозаписи клиента. Администратор видит всё свободное время, начиная с текущей минуты, и дальше горизонта тоже. Выключенная онлайн-запись подбору не мешает: записывать по телефону салон обязан всегда.
Пауза записи показывается предупреждением
Если на услугу стоит пауза, время всё равно показывается, а над списком появляется оранжевая плашка с причиной и сроком. Сохранить такую запись можно, но потребуется подтверждение — так же, как при обычном заведении визита в период паузы.
На телефоне это основной способ
Окно открывается во весь экран, времена стоят крупными плитками в размер пальца, подпись дня остаётся видимой при прокрутке. Сетка расписания на телефоне показывает около четырёх часов, и подбор заменяет её на звонке целиком.
Вопросы про занятое время и ручной ввод
Почему не показывается время, которое я вижу свободным в сетке?
Сетка показывает только визиты. Час может быть занят подготовкой или уборкой соседнего визита, утверждённым отсутствием, групповым занятием или тем, что единственный кабинет из набора услуги в это время занят другим мастером.
Можно ли записать на время, которого нет в списке?
Да. Подбор — это подсказка, а не запрет: в форме записи час и минуты вводятся руками, и салон вправе втиснуть постоянного клиента в перерыв.
Почему у сети просят выбрать точку?
Свободное время считается по мастерам конкретной точки и по её прайсу. Ответ «по всем точкам сразу» означал бы время в городе, до которого клиент не доедет.
Список кончился, а «Смотреть дальше» всё равно есть — почему?
Поиск останавливается, как только набрал достаточно разных времён, и дальше в тот раз не смотрел. Под списком написано, по какой день он просмотрен.
Ещё по теме
Как настроить онлайн-запись клиентов? · Как работает лист ожидания? · Как клиент подтверждает или отменяет запись по ссылке?