Справка ClientRec · Оплаты

Как продавать и погашать подарочные сертификаты

Сертификат продаётся в разделе «Сертификаты» обычным платежом через кассу, с чеком. Код придумывает система. Остаток тратится частями, погашается подарок в кассе визита, а сколько салон должен держателям — видно суммой вверху раздела.

Путь в системе: Финансы → Сертификаты

Кому доступно: Руководитель и Администратор при подключённом модуле оплат

Обновлено: 24.09.2026

Зачем вести подарки в системе, а не в тетради

Подарочный сертификат — это деньги, взятые вперёд за услугу, которую ещё не оказали. На бумажных бланках такой подарок живёт в тетради: администратор не помнит, тратили по нему уже или нет, остаток считают на калькуляторе, а два кассира спокойно списывают один код дважды. К концу года никто не может сказать, сколько салон должен людям с бланками на руках — и вся эта сумма ошибочно считается выручкой. Здесь у каждого подарка свой код, остаток и история, а долг салона показан отдельной цифрой.

От продажи до погашения в кассе

  1. Откройте «Финансы» → «Сертификаты» и нажмите «Продать сертификат».
  2. Укажите «Номинал, ₽». Продать дешевле номинала нельзя: обязательство салона равно принятой сумме, скидки у сертификата нет.
  3. Выберите «Чем платят»: наличные, карта или перевод. При желании задайте «Действует до» и «Сертификат на услугу».
  4. Впишите покупателя и получателя, если знаете. Заводить карточку клиента заранее не нужно — достаточно имени и телефона.
  5. Нажмите «Продать». Деньги пройдут через кассу обычным платежом, чек пробьётся сразу, а вы попадёте на карточку сертификата с кодом и ссылкой на подарок.
  6. Чтобы принять подарок к оплате, откройте кассу визита: сертификаты клиента подставятся сами — нажмите «Списать». Чужой подарок добавляется ссылкой «Ввести код другого сертификата».

Что появляется в реестре после продажи

Сертификат появляется в реестре со статусом «Действует», остатком и сроком. При погашении остаток уменьшается, а по визиту закрывается соответствующая часть счёта. Сумма непогашенных подарков видна вверху раздела.

Пример: подарок на 5 000 ₽ и визит на 2 000 ₽

Женщина покупает мужу подарок на 5 000 ₽ и платит картой. Касса пробивает чек, система выдаёт код A7K2-9QF4-M3XD, получателю уходит ссылка на карту подарка. Через месяц он приходит на стрижку и бритьё за 2 000 ₽: администратор вводит код, видит остаток 5 000 ₽, списывает 2 000 ₽. На сертификате остаётся 3 000 ₽ — на следующий раз. За две недели до конца срока ему придёт напоминание.

Скидка на номинал, оплата ссылкой и повторная выписка

Что будет, если вести сертификаты на бумаге

Сертификаты живут на бумаге и в памяти администратора. Остаток считают вручную, по одному бланку платят дважды, просроченные принимают по доброте, а бухгалтер в конце года не знает, сколько салон должен людям с подарками на руках.

Срок, остаток, перевыпуск и обязательства

Номинал и остаток частями

Подарок на 5 000 ₽ закроет визит на 2 000 ₽ и останется с 3 000 ₽. К одной оплате принимают до пяти сертификатов; сумма по каждому подставляется сама — меньшее из остатка и того, что осталось закрыть по визиту. Ноль в поле означает «этот подарок не используем».

Сертификат на услугу

Если при продаже выбрана услуга, подарок закроет ровно её и не больше её цены в этом визите — той, о которой договаривались, а не сегодняшней по прайсу. В списке и в кассе у такого подарка подписано «только на «…»».

Срок считается по дню визита

Сертификат сверяется не с сегодняшним числом, а с днём, когда услугу оказывают. Подарком со сроком до 30 сентября нельзя закрыть визит, стоящий на 7 октября, — услугу окажут уже после конца срока. И наоборот: визит был 30-го вечером, а оформили его утром 1 октября — подарок пройдёт, человек приходил вовремя. День считается по часовому поясу салона. Продажа на сумму без визита сверяется с сегодняшним днём: там дня оказания услуги просто нет.

Бессрочный подарок — это правда

В настройках раздела срок задаётся в днях, по умолчанию 365 от дня продажи. Ноль означает «бессрочный», и в реестре в колонке «Действует до» так и написано. Такой подарок не сгорает никогда, а обязательство висит на салоне, пока им не воспользуются, — это осознанное решение, а не пустое поле.

Перевыпуск утерянного

«Перевыпустить утерянный» на карточке сертификата: система выдаёт новый код, переносит на него остаток и срок, гасит старый код и старую ссылку на подарок. Денег в кассу не приходит и чек не пробивается — расчёта не было. Перевыпустить можно только действующий подарок, на котором ещё остались деньги.

Блокировка

Бланк украли или выписали по ошибке — «Заблокировать сертификат». Платить им больше нельзя, но остаток из отчёта не исчезает: деньги за него заплачены, и обязательство видно. Удаления у сертификата нет ни жёсткого, ни мягкого — денежное обязательство не удаляют, его закрывают статусом.

Возврат покупателю

«Вернуть остаток деньгами» возвращает именно остаток, а не номинал: потраченную часть человек уже получил услугами. Возврат один и целиком, частями его не делают. Деньги уходят тем же способом, каким платили, чек возврата строится по чеку продажи, сертификат закрывается. Проводит Руководитель или Администратор.

Отмена оплаты визита

Если оплату визита отменили, списанное возвращается обратно на сертификат — остаток восстанавливается, и им снова можно пользоваться. Деньгами при этом не возвращается ничего: в тот момент человек денег не платил. Срок при этом не продлевается: если он уже вышел, подарок вернётся просроченным, и продлить его — отдельное решение салона.

Отчёт по обязательствам

Вверху раздела две цифры: «Не погашено» — сколько подарков и на какую сумму салон ещё должен, и «Срок вышел» — сколько сгорело. Сгоревшее в доход само не уходит: признавать его доходом или нет, решает бухгалтер. Если где-то остаток изменили мимо журнала движений, там же появляется красная плашка — это повод написать в поддержку, не проводя новых списаний.

Код и вид карты

Код из 12 знаков система придумывает сама, без похожих друг на друга 0 и O, 1 и I: его диктуют вслух и переписывают с бланка. Показывается он группами по четыре. Свой префикс задаётся в настройках раздела — удобно, когда бланки печатают партиями. Вид карты («Пудра», «Латунь», «Ботаника», «Терракота» или своё фото) запоминается в момент продажи: смените оформление в январе — подарок, который дарили под ёлку, останется новогодним.

Напоминание о сгорании

За 14 дней до конца срока держателю уходит сообщение — ВКонтакте, в WhatsApp, на почту или SMS. Второй раз про тот же сертификат не пишем, и писем «сгорело вчера» не бывает. У бессрочного подарка напоминаний нет: напоминать не о чем.

Вопросы про предъявителя, двойное списание и просрочку

Кто может продавать и возвращать сертификаты?

Раздел «Сертификаты» открыт Руководителю и Администратору, и модуль оплат должен быть подключён. Возврат остатка, блокировку и перевыпуск проводят тоже они. Специалисту раздел не нужен: подарок приходит к нему сам — в кассу визита и в карточку клиента.

Сертификат именной или на предъявителя?

На предъявителя: пользуется им тот, у кого код. Получателя указывать необязательно — это нужно только затем, чтобы отправить ему ссылку на подарок.

Два администратора списали один код одновременно — что будет?

Спишется один раз. На время списания строка сертификата блокируется, второй получит отказ, а не деньги из воздуха.

Подарок больше суммы визита — что с разницей?

Она останется на сертификате. Списывается ровно столько, сколько осталось закрыть по визиту, — больше остатка по счёту зачесть нельзя.

Можно ли принять просроченный сертификат?

Погасить его в кассе не получится. Если решили пойти навстречу, продлите срок в карточке сертификата — поле «Действует до» правится.

Ещё по теме

Как вернуть клиенту деньги и что после этого изменится в отчётах? · Как проверить, пробит ли кассовый чек? · Как запускать акции и промокоды в онлайн-записи?

Начать бесплатно · Все возможности