Справка ClientRec · Оплаты
Как работает баланс клиента: пополнение, оплата с баланса, выдача и возврат
Баланс клиента — деньги, которые он внёс заранее и может потратить на любой визит: свой или чужого человека. Пополняют и списывают Руководитель, Управляющий, Администратор и специалист с признаком «работает как администратор»; остаток видит любой, кому открыта карточка клиента. В минус баланс не уходит никогда — списать можно только то, что на нём лежит.
Путь в системе: Карточка клиента → «Финансы» → блок «Баланс»; касса визита → способ «С баланса»; Настройки → «НДС с пополнения»; Финансы → Расходы → Касса → «Пробить на своей кассе»; Аналитика → вкладка «Баланс»
Кому доступно: остаток видит любой, кому открыта карточка клиента; пополняют, списывают, выдают и возвращают Руководитель, Управляющий, Администратор и специалист с признаком «работает как администратор» — при подключённом модуле оплат
Обновлено: 01.10.2026
Зачем разводить аванс и выручку
Деньги, взятые у клиента вперёд, раньше либо не фиксировались вовсе («занёс, потом спишем»), либо заводились обычным платежом и в тот же день считались выручкой услуги, которой ещё не было, — бухгалтерия путала аванс с доходом, а мастеру начисляли зарплату за визит, которого не было. Баланс разводит эти две вещи: пополнение — аванс, доход и база зарплаты мастера появляются только в день, когда клиент фактически оплатил услугу с баланса. Списать можно с чужого счёта — мама платит за визит ребёнка своим остатком, — а сдачу наличными вместо монет из кассы можно оставить клиенту на счёте одним нажатием.
От пополнения до выдачи и возврата
- Откройте карточку клиента → «Финансы» → блок «Баланс» и нажмите «Пополнить».
- Укажите сумму и способ — наличные, карта или перевод; для наличных нужна выбранная касса, как в обычной оплате. Баллами, промокодом или сертификатом пополнить нельзя — только реально принятые деньги.
- В кассе визита выберите способ «С баланса», когда визит отмечен «Пришёл», «В работе» или «Завершён»: по подсказке «На балансе 3 500 ₽ — списать?» остаток списывается одним нажатием, либо впишите часть и доплатите остальное другим способом в том же чеке.
- Чтобы оплатить визит с баланса другого клиента — например, мама платит за ребёнка, — нажмите «Списать с баланса другого клиента» и найдите его по имени или телефону: спишется его остаток, а визит останется на том клиенте, которому он принадлежит.
- При оплате наличными, если клиент дал больше стоимости визита, рядом со сдачей нажмите «Сдачу на баланс» — визит оплатится обычным образом, а сдача ляжет на баланс клиента тем же способом, без возврата монетами из кассы.
- Чтобы выдать остаток деньгами по требованию клиента, в карточке клиента нажмите «Выдать остаток», укажите сумму и способ — раскладку по прежним пополнениям и чек возврата ClientRec считает сам.
- Чтобы вернуть оплаченную услугу не деньгами, а на баланс, откройте оплаты клиента и нажмите «Вернуть на баланс вместо денег» у нужной строки — понадобится согласие клиента; оплату картой онлайн без чека АТОЛ так вернуть нельзя.
- Отменить ошибочное пополнение можно кнопкой «Отменить» в журнале движений баланса — только пока по нему не пробит чек, период не закрыт и остаток его покрывает; в остальных случаях используйте «Выдать остаток».
Что видно в карточке и в журнале движений
На карточке клиента — остаток на текущий момент («на 14:32»), с пометкой, если часть перенесена из прежней программы учёта. Оплата с баланса становится выручкой и попадает в базу зарплаты мастера в момент списания, а не пополнения; само пополнение выручкой не является. В журнале движений — каждое пополнение, списание, выдача и возврат: касса, автор, причина и время.
Пример: оплата за себя, за дочь и сдача на баланс
Клиентка пополняет баланс на 5 000 ₽ картой заранее. Через неделю она стрижётся за 1 800 ₽ и платит с баланса — остаётся 3 200 ₽. В другой раз она приводит на укладку дочь за 1 200 ₽ и платит со своего баланса — на визите записана дочь, а списание в журнале стоит на карточке матери. В третий приход она подаёт наличными 2 000 ₽ за услугу на 1 500 ₽ — администратор нажимает «Сдачу на баланс», и 500 ₽ сдачи ложатся ей на счёт вместо мелочи из кассы.
Частые ошибки при работе с балансом
- Пытаться списать с баланса визит, который ещё не отмечен «Пришёл», — кнопка недоступна: с баланса платят по факту оказанной услуги, а не заранее.
- Путать пополнение с выручкой в отчётах — в сводке кассы оно подписано «аванс, не выручка»; выручка появляется днём позже, когда клиент потратит эти деньги на услугу.
- Пытаться вернуть на баланс оплату, принятую онлайн без пробитого чека АТОЛ, — сервер откажет: подтвердить сумму нечем.
- Забыть отметить согласие клиента при возврате на баланс — без него вернуть деньги не деньгами, а балансом, нельзя: это решение клиента, а не администратора.
- Пытаться отменить пополнение, по которому уже пробит чек или деньги частично потрачены, — сервер откажет тем же текстом и подскажет «Выдать остаток».
Что будет, если не заводить баланс
Без баланса деньги, принятые у клиента вперёд, либо держатся в устной договорённости и забываются, либо сразу считаются выручкой услуги, которой ещё не было. И то и другое рано или поздно оборачивается спором с клиентом о том, сколько у него оставалось, и кассой, которая не сходится с журналом.
Порядок списания, роли, чеки, НДС, перенос и отчёты
Порядок списания при оплате визита
Если у клиента одновременно есть баллы лояльности, подарочный сертификат и баланс, касса списывает их в фиксированном порядке: сначала баллы, затем сертификат, затем баланс, и только то, что осталось после всех трёх, — деньгами. Порядок нельзя изменить кассиру — так посчитан итог «Принять деньгами» в чеке.
Кто вправе двигать баланс
Пополнять, списывать, выдавать и возвращать деньги на баланс может Руководитель, Управляющий, Администратор и Специалист с признаком «работает как администратор». Обычный специалист видит остаток клиента в счёте визита, но кнопок движения баланса у него нет — списанное по ошибке чужими руками клиент обнаружит месяцы спустя.
Что уходит в чек 54-ФЗ
Пополнение пробивается чеком прихода с признаком способа расчёта «аванс» и предметом расчёта «платёж» — по ставке из настройки «НДС с пополнения» или расчётной ставке услуг. Оплата с баланса — чек прихода «полный расчёт», форма оплаты «предоплата (зачёт аванса)». Выдача остатка деньгами — чек возврата прихода, тем способом, каким пополняли. Салону без модуля «Фискализация (АТОЛ Онлайн)» ClientRec показывает точные параметры каждого чека и дневной список «Пробить на своей кассе» — в «Финансы → Расходы → Касса».
НДС с пополнения
В Настройках можно задать отдельную ставку НДС для чека пополнения — например, клинике без НДС на услуги, которая продаёт товар по обычной ставке. Пусто — действует та же ставка, что у услуг по умолчанию.
Отмена визита, оплаченного с баланса
Если визит, оплаченный полностью или частично с баланса, отменяют, списанная часть автоматически возвращается на баланс клиента — отдельно оформлять возврат не нужно.
Перенос из прежней программы
При загрузке клиентов из файла колонка «Balance» переносится на баланс, только если явно поставить галочку «Перенести остатки на баланс», и только для новых загрузок — уже загруженных клиентов повторная загрузка не трогает. Отрицательный остаток (долг) на баланс не переносится — он остаётся заметкой в карточке и строкой в отчёте загрузки. При слиянии карточек-дублей остатки складываются, а перенос из одного файла у копий одного человека не удваивается.
Остаток баланса в сообщении клиенту
В текст сообщения о записи или напоминания можно вставить поле «Баланс клиента» ({баланс}): клиент прочтёт «На вашем балансе 3 500 ₽». Если остаток нулевой, фраза в сообщении не появляется — висящего «Баланс:» не останется.
Пять отчётов по балансу
В «Аналитике» на вкладке «Баланс» — пять отчётов: обороты за период итогом и по клиентам с выгрузкой в CSV, сверка пополнений и выдач с наличной кассой по дням, «Выручка (оказано)» рядом с «Поступлениями денег» для упрощённых систем налогообложения, давность остатков без движения больше года и больше трёх лет, и (только у сети точек) — где пополнили, а где потратили.
Вопросы про минус, баллы, абонемент и объединение карточек
Можно ли уйти в минус по балансу?
Нет. Списать можно только то, что на балансе есть, — база не позволит списать больше остатка ни при каком стечении обстоятельств.
Начисляются ли баллы лояльности за пополнение?
Нет, баллы и реферальный процент начисляются только за трату с баланса — за само пополнение ничего не начисляется.
Можно ли оплатить абонемент с баланса?
Пока нет — абонемент продаётся без отдельного платёжного документа, и эта возможность отложена до отдельного решения.
Специалист без признака «работает как администратор» видит остаток клиента?
Да, он видит доступный остаток в счёте визита, но пополнить, списать или выдать деньги не может — кнопок для этого у него нет.
Что будет с балансом при объединении карточек-дублей?
Остатки складываются. Если обеим карточкам перенос сделан из одного и того же файла прежней программы, сложения переноса не происходит — это показывается человеку, а не тихо суммируется.
Возможность «Оплаты и касса»
Оплаты и касса — Компания подключает собственный магазин или терминал. Деньги идут напрямую через выбранный банк, а ClientRec создаёт платёж, отслеживает результат и связывает его с клиентом и записью.
Ещё по теме
Как продавать и погашать подарочные сертификаты · Как проверить, пробит ли кассовый чек? · Как вернуть клиенту деньги и что после этого изменится в отчётах?